Công văn 5303/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm làm rõ các quy định về ngôn ngữ hiển thị trên hóa đơn điện tử. Văn bản này giúp các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và cá nhân kinh doanh thực hiện thống nhất, đúng quy định của pháp luật về thuế và hóa đơn.

Cơ sở pháp lý căn cứ

Công văn được ban hành dựa trên các căn cứ pháp lý vững chắc sau đây:

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13 tháng 6 năm 2019.
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ (đặc biệt là quy định tại Khoản 13 Điều 10 về chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn).

Nội dung quy định cốt lõi về ngôn ngữ trên hoá đơn

Tổng cục Thuế hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc sử dụng ngôn ngữ khi lập hóa đơn như sau:

• Ngôn ngữ bắt buộc: Chữ viết hiển thị trên hóa đơn bắt buộc phải là tiếng Việt. Đây là yêu cầu pháp lý tiên quyết để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn khi lưu thông và kiểm soát nghĩa vụ thuế.
• Quy tắc sử dụng chữ nước ngoài đi kèm: Trong trường hợp cần thiết phải ghi thêm chữ nước ngoài (để phục vụ giao dịch quốc tế hoặc làm rõ thông tin hàng hóa, dịch vụ), doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt quy tắc định dạng:
  • Chữ nước ngoài phải được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) của chữ tiếng Việt tương ứng.
  • Hoặc chữ nước ngoài phải được đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và bắt buộc phải có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
• Tính đồng nhất của thông tin: Việc bổ sung chữ nước ngoài không được làm sai lệch nội dung của các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn. Bản dịch hoặc phần chữ nước ngoài phải khớp đúng với nội dung tiếng Việt đã thể hiện.

Hướng dẫn áp dụng và lưu ý đối với người nộp thuế

Để tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, người nộp thuế cần lưu ý các điểm sau:

• Thiết lập hệ thống phần mềm: Doanh nghiệp cần chủ động rà soát, cấu hình lại phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị mình hoặc làm việc với nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để đảm bảo tính năng hiển thị ngôn ngữ tuân thủ đúng quy định (đặc biệt là tỷ lệ cỡ chữ và vị trí đặt chữ nước ngoài).
• Xử lý hóa đơn sai sót: Trường hợp phát hiện hóa đơn đã lập chỉ sử dụng chữ nước ngoài mà không có chữ tiếng Việt, hoặc chữ nước ngoài không được đặt đúng vị trí/cỡ chữ theo quy định, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy trình tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Trách nhiệm kiểm tra của cơ quan thuế: Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm phổ biến, đôn đốc và thanh tra, kiểm tra việc thực hiện quy định này đối với toàn bộ người nộp thuế trên địa bàn quản lý nhằm đảm bảo tính nghiêm minh của pháp luật thuế.