Tóm tắt Công văn 529/CT-TTHT năm 2017 về quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay cho người lao động

Công văn 529/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn chi tiết về việc ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các trường hợp điều chuyển nhân sự trong cùng hệ thống tổ chức hoặc khi thực hiện tái cơ cấu doanh nghiệp. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp và người lao động thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, tối ưu hóa quy trình thủ tục hành chính.

- Các trường hợp người lao động được ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Theo nội dung hướng dẫn, người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức và đang làm việc tại tổ chức đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế được phép ủy quyền quyết toán thuế thay trong các trường hợp sau:

• Người lao động chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi duy nhất trong năm tài chính.
• Người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
• Người lao động được điều chuyển trong cùng một hệ thống tổ chức bao gồm: giữa tổng công ty và công ty thành viên, giữa các công ty thành viên với nhau, giữa công ty mẹ và công ty con, hoặc giữa các chi nhánh của cùng một doanh nghiệp.

- Điều kiện để tổ chức mới thực hiện quyết toán thuế thay cho người lao động

Để tổ chức mới có căn cứ pháp lý thực hiện quyết toán thuế TNCN thay cho người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ, các bên phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Người lao động phải làm văn bản ủy quyền quyết toán thuế TNCN theo mẫu quy định của cơ quan thuế gửi cho tổ chức mới.
• Tổ chức cũ (nơi người lao động làm việc trước khi điều chuyển) chưa thực hiện cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động đó.
• Tổ chức mới có trách nhiệm thu thập, tổng hợp toàn bộ chứng từ, số liệu về thu nhập và số thuế đã khấu trừ tại tổ chức cũ để thực hiện quyết toán thuế thay cho người lao động đối với cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả.

- Trách nhiệm của tổ chức nhận ủy quyền quyết toán thuế

Tổ chức chi trả thu nhập nhận ủy quyền quyết toán thuế TNCN của người lao động có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

• Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ ủy quyền và các chứng từ liên quan đến thu nhập của người lao động tại đơn vị cũ để đảm bảo tính chính xác, hợp pháp.
• Tính toán tổng thu nhập chịu thuế, xác định các khoản giảm trừ gia cảnh, giảm trừ bảo hiểm, đóng góp từ thiện, nhân đạo (nếu có) của người lao động tại cả hai nơi làm việc trong năm.
• Xác định chính xác số thuế TNCN phải nộp thêm hoặc số thuế nộp thừa của người lao động để thực hiện bù trừ, nộp thêm hoặc hoàn thuế theo quy định.
• Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các số liệu đã kê khai trên tờ khai quyết toán thuế TNCN nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

- Những lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp và người lao động

Để tránh các sai sót pháp lý khi thực hiện quyết toán thuế TNCN, các đơn vị cần lưu ý:

• Trường hợp người lao động đã được tổ chức cũ cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì tổ chức mới không được nhận ủy quyền quyết toán thuế thay. Trong trường hợp này, người lao động phải tự mình thực hiện quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng danh sách nhân sự được điều chuyển, đối chiếu trạng thái cấp chứng từ khấu trừ thuế tại đơn vị cũ trước khi lập tờ khai quyết toán thuế TNCN tổng hợp để tránh việc khai trùng lặp hoặc bỏ sót thu nhập chịu thuế của người lao động.