Giới thiệu về Công văn 5239/TCT-CS

Công văn 5239/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là một văn bản hướng dẫn quan trọng liên quan đến việc xác định các khoản chi phí được trừ (chi phí hợp lý) khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Nội dung trọng tâm của công văn này giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp về việc chấp thuận tính vào chi phí được trừ đối với các khoản chi mua vé máy bay, dịch vụ thông qua hình thức thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân được ủy quyền.

Quy định về chi phí được trừ khi thanh toán bằng thẻ cá nhân

Theo hướng dẫn tại Công văn 5239/TCT-CS, trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân là người lao động của doanh nghiệp sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ (như vé máy bay, chi phí công tác, lưu trú...) phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho cá nhân, thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp.
• Văn bản ủy quyền: Phải có văn bản hoặc quyết định của doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân cụ thể sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán cho các khoản chi phí này.
• Quy chế tài chính rõ ràng: Hình thức thanh toán này phải được quy định cụ thể trong quy chế tài chính hoặc quy chế quản lý nội bộ của doanh nghiệp.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Doanh nghiệp phải thực hiện chuyển khoản thanh toán lại từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp vào tài khoản thẻ tín dụng cá nhân của người lao động được ủy quyền. Khoản thanh toán này phải có chứng từ chuyển tiền rõ ràng, khớp với giá trị trên hóa đơn.

Khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào

Bên cạnh việc được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, Công văn 5239/TCT-CS cũng làm rõ quyền lợi của doanh nghiệp đối với thuế GTGT đầu vào:

• Doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ thanh toán qua thẻ tín dụng cá nhân được ủy quyền nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên.
• Việc chứng minh dòng tiền chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân là cơ sở pháp lý quan trọng để cơ quan thuế chấp thuận điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.

Ý nghĩa thực tiễn và lưu ý đối với doanh nghiệp

Công văn 5239/TCT-CS mang lại sự linh hoạt lớn cho doanh nghiệp trong việc xử lý các khoản chi phí phát sinh nhanh, đặc biệt là chi phí công tác, đặt vé máy bay trực tuyến hoặc các dịch vụ khẩn cấp. Tuy nhiên, để tránh bị cơ quan thuế xuất toán khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Không tự ý áp dụng hình thức thanh toán bằng thẻ cá nhân nếu chưa hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ và văn bản ủy quyền trước khi phát sinh giao dịch.
• Đảm bảo tính nhất quán giữa tên người trên thẻ tín dụng cá nhân, người được ủy quyền trong văn bản và người thực hiện chuyến công tác hoặc sử dụng dịch vụ.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ bao gồm: Quyết định cử đi công tác, văn bản ủy quyền thanh toán, quy chế tài chính, hóa đơn GTGT, vé máy bay điện tử (nếu có), chứng từ ngân hàng thể hiện việc doanh nghiệp hoàn trả tiền cho cá nhân.