Tóm tắt Công văn 5168/CT-TTHT năm 2017 của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn về nguyên tắc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản cung cấp các căn cứ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định khi xác định nghĩa vụ thuế TNDN.

1. Điều kiện cơ bản để khoản chi được tính vào chi phí được trừ

Theo hướng dẫn tại Công văn, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (trừ các trường hợp không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật).

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Công văn lưu ý các khoản chi không đáp ứng điều kiện nêu trên sẽ thuộc nhóm chi phí không được trừ, cụ thể bao gồm:

• Các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ hoặc không liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên nhưng thanh toán bằng tiền mặt.
• Chi tiền lương, tiền thưởng, tiền phụ cấp cho người lao động nhưng không được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Các khoản chi vi phạm pháp luật như chi phạt vi phạm hành chính, phạt chậm nộp thuế, phạt vi phạm giao thông và các khoản phạt vi phạm khác do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.
• Chi vượt định mức quy định của pháp luật đối với các khoản chi phúc lợi, chi trang phục, chi trích lập các quỹ theo quy định.

3. Nguyên tắc quản lý hóa đơn, chứng từ đối với doanh nghiệp

Để hạn chế rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chú ý:

• Việc lập và sử dụng hóa đơn phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn chứng từ.
• Đối với các giao dịch thanh toán qua ngân hàng, chứng từ thanh toán phải thể hiện rõ việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán đã đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế.
• Các hồ sơ, tài liệu đi kèm (như hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng) phải hoàn thiện đầy đủ để chứng minh tính thực tế của giao dịch phát sinh.