Công văn 5109/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2017 hướng dẫn chi tiết về việc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về thời điểm lập hóa đơn, tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa

Theo hướng dẫn của Cục Thuế TP.HCM, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa được xác định cụ thể như sau:

• Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Doanh nghiệp phải lập hóa đơn ngay khi giao hàng để phản ánh đúng doanh thu phát sinh trong kỳ tính thuế, đảm bảo tính liên tục và kịp thời của chứng từ kế toán.

Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động cung ứng dịch vụ

Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn có những đặc thù riêng biệt cần lưu ý:

• Là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
• Quy định này yêu cầu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ phải theo dõi sát sao tiến độ hoàn thành dịch vụ hoặc thời điểm phát sinh dòng tiền để xuất hóa đơn đúng quy định.

Quy định lập hóa đơn đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt

Hoạt động xây dựng, lắp đặt có quy trình nghiệm thu phức tạp, do đó thời điểm lập hóa đơn được quy định rõ:

• Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị dịch vụ được giao tương ứng.

Xử lý trường hợp người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin

Trong thực tế kinh doanh, có nhiều trường hợp người mua cá nhân không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp đầy đủ thông tin mã số thuế, địa chỉ. Công văn hướng dẫn cụ thể:

• Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có tổng giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, nếu người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), người bán vẫn phải lập hóa đơn.
• Trên hóa đơn phải ghi rõ "người mua không lấy hóa đơn" hoặc "người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế".
• Đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, thức ăn nhanh, siêu thị... có thể áp dụng các phương thức lập hóa đơn tổng cuối ngày theo quy định riêng của Bộ Tài chính.

Nguyên tắc quản lý và trách nhiệm của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn:

• Hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn, không được bỏ cách số hóa đơn.
• Nội dung trên hóa đơn phải đúng với thực tế nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không được tẩy xóa, sửa chữa.
• Chữ viết trên hóa đơn phải là tiếng Việt có dấu, trường hợp cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì đặt trong ngoặc đơn hoặc ghi ngay dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn.
• Việc lập hóa đơn sai thời điểm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định của pháp luật quản lý thuế hiện hành.