Tóm tắt Công văn 4997/TCT-DNL năm 2015 về chi phí Li-Xăng và hỗ trợ khách hàng

Công văn 4997/TCT-DNL do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các cục thuế địa phương và doanh nghiệp thống nhất thực hiện chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi phí liên quan đến bản quyền (Li-xăng) và chi phí hỗ trợ khách hàng. Đây là những hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp xác định đúng đắn các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, tránh các rủi ro pháp lý và truy thu thuế phát sinh trong quá trình thanh tra, kiểm tra.

- Quy định về điều kiện tính vào chi phí được trừ đối với chi phí Li-xăng (Bản quyền)

• Tính liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh: Khoản chi phí quyền sử dụng nhãn hiệu, công nghệ hoặc sở hữu trí tuệ (chi phí Li-xăng) phải trực tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh tạo ra doanh thu của doanh nghiệp trong kỳ tính thuế.
• Hồ sơ, chứng từ pháp lý đầy đủ: Doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ hợp đồng chuyển giao công nghệ hoặc hợp đồng li-xăng được ký kết hợp pháp giữa các bên. Hợp đồng phải quy định rõ phạm vi, đối tượng chuyển giao, mức phí và phương thức thanh toán.
• Hóa đơn và chứng từ thanh toán: Phải có hóa đơn hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam. Đối với các khoản thanh toán có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Nghĩa vụ thuế nhà thầu nước ngoài: Trường hợp doanh nghiệp nhận chuyển giao quyền sử dụng từ tổ chức, cá nhân nước ngoài (không hoạt động theo Luật Doanh nghiệp tại Việt Nam), doanh nghiệp có nghĩa vụ khấu trừ, khai và nộp thuế nhà thầu nước ngoài (bao gồm thuế GTGT và thuế TNDN đối với thu nhập từ bản quyền) trước khi tính khoản chi này vào chi phí được trừ.

- Quy định về tính vào chi phí được trừ đối với chi phí hỗ trợ khách hàng

• Mục đích của khoản chi hỗ trợ: Các khoản chi hỗ trợ khách hàng (như hỗ trợ chi phí quảng cáo, trưng bày sản phẩm, hỗ trợ đạt doanh số, hoặc các chương trình khuyến mại, chiết khấu thương mại) phải nhằm mục đích thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.
• Sự ràng buộc bằng văn bản: Khoản chi hỗ trợ phải được quy định cụ thể trong hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng đại lý hoặc các chính sách, chương trình hỗ trợ khách hàng được phê duyệt bằng văn bản của cấp có thẩm quyền trong doanh nghiệp trước khi thực hiện.
• Chứng từ nghiệm thu và thanh toán: Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh việc khách hàng đã thực hiện đúng các cam kết để nhận hỗ trợ (như biên bản nghiệm thu chương trình, bảng kê danh sách khách hàng nhận hỗ trợ, chứng từ chi tiền hoặc chứng từ cấn trừ công nợ hợp pháp).
• Tuân thủ pháp luật chuyên ngành: Đối với các khoản hỗ trợ mang tính chất khuyến mại, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các thủ tục đăng ký hoặc thông báo với Sở Công Thương/Bộ Công Thương theo quy định của pháp luật về thương mại.

- Nguyên tắc hạch toán và lưu ý khi quyết toán thuế TNDN

• Nguyên tắc phù hợp: Các khoản chi phí Li-xăng và hỗ trợ khách hàng phải được hạch toán đúng kỳ phát sinh doanh thu tương ứng. Doanh nghiệp không được tự ý phân bổ chi phí vượt quá thời hạn quy định trong hợp đồng hoặc hướng dẫn của chuẩn mực kế toán.
• Trách nhiệm giải trình của doanh nghiệp: Khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ hồ sơ, chứng từ, sổ sách kế toán để chứng minh tính hợp lý, hợp pháp của các khoản chi nêu trên. Trường hợp không cung cấp đủ chứng từ chứng minh, cơ quan thuế có quyền loại bỏ các khoản chi này ra khỏi chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.