Công văn 4945/BTC-TCT do Bộ Tài chính ban hành hướng dẫn về việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với Công ty TNHH Intel Products Việt Nam (Công ty Intel). Đây là văn bản quan trọng giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi và áp dụng hóa đơn điện tử, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh và lưu thông hàng hóa.

Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử của Công ty Intel

Văn bản xác định các nguyên tắc cốt lõi khi Công ty Intel triển khai áp dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ:

• Công ty Intel được phép khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và quản lý thuế.
• Hóa đơn điện tử phải bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin, không bị thay đổi kể từ khi được khởi tạo dưới dạng dữ liệu điện tử.
• Hệ thống khởi tạo hóa đơn điện tử của doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu về an toàn thông tin, có khả năng sao lưu, khôi phục và bảo mật dữ liệu cao.

Quy định về chữ ký điện tử trên hóa đơn

Một trong những nội dung trọng tâm của Công văn 4945/BTC-TCT là hướng dẫn chi tiết về chữ ký điện tử của các bên trên hóa đơn:

• Chữ ký điện tử của người bán: Công ty Intel phải thực hiện ký điện tử bằng chữ ký số hợp pháp trên hóa đơn điện tử trước khi gửi cho khách hàng.
• Chữ ký điện tử của người mua: Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa Công ty Intel và người mua (như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, hóa đơn biên nhận thanh toán) thì hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
• Đối với khách hàng cá nhân hoặc các đối tượng không có chữ ký số, việc xác nhận giao dịch được thực hiện thông qua các phương thức điện tử khác hoặc chứng từ giao nhận thực tế mà không bắt buộc phải ký số trên hóa đơn.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Để phục vụ nhu cầu lưu thông hàng hóa trên đường và lưu trữ chứng từ kế toán, văn bản hướng dẫn cụ thể về việc chuyển đổi:

• Công ty Intel được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông.
• Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi, đồng thời phải có dấu xác nhận của Công ty Intel để đảm bảo tính pháp lý.
• Mỗi hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi sang hóa đơn giấy một lần duy nhất để phục vụ mục đích lưu thông hoặc chứng minh nguồn gốc.

Lưu trữ và tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử

Công tác quản lý, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử được quy định chặt chẽ nhằm phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế:

• Công ty Intel có trách nhiệm lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, đảm bảo dữ liệu có thể truy cập và đọc được bằng các phương tiện điện tử.
• Doanh nghiệp phải xây dựng giải pháp tra cứu trực tuyến để khách hàng và các cơ quan chức năng (như cơ quan Thuế, Hải quan, Quản lý thị trường) có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu thông tin hóa đơn khi cần thiết.
• Đảm bảo tính kết nối liên thông dữ liệu hóa đơn với hệ thống quản lý của cơ quan thuế theo lộ trình và hướng dẫn kỹ thuật hiện hành.