Công văn 473/BHXH-KHTC do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành hướng dẫn chi tiết về định mức chi nhập cơ sở dữ liệu thu bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng nhằm thống nhất mức chi, quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn kinh phí trong việc xây dựng, hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu thu của ngành Bảo hiểm xã hội trên phạm vi toàn quốc.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản này áp dụng đối với Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Bảo hiểm xã hội các quận, huyện, thị xã và các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam có liên quan đến công tác nhập, cập nhật, kiểm tra và quản lý cơ sở dữ liệu thu BHXH, BHYT, BHTN.

Nội dung chi tiết về định mức chi nhập cơ sở dữ liệu thu

Công văn quy định cụ thể các định mức chi cho từng hoạt động trong quy trình nhập dữ liệu thu từ các biểu mẫu, tờ khai vào phần mềm quản lý, bao gồm:

• Định mức chi nhập mới thông tin: Áp dụng đối với việc nhập dữ liệu từ các tờ khai tham gia BHXH, BHYT lần đầu của người lao động và đơn vị sử dụng lao động vào hệ thống phần mềm quản lý thu. Mức chi được tính toán dựa trên số lượng bản ghi hoặc số lượng ký tự thực tế được nhập, bảo đảm phản ánh đúng hao phí lao động của người thực hiện.
• Định mức chi sửa đổi, bổ sung thông tin: Áp dụng trong các trường hợp có sự thay đổi, điều chỉnh thông tin của người tham gia (như thay đổi họ tên, ngày tháng năm sinh, chức danh nghề nghiệp, mức lương đóng BHXH...). Định mức chi này được xác định dựa trên số lượng trường thông tin cần sửa đổi hoặc số lượng bản ghi được cập nhật thành công trên hệ thống.
• Định mức chi kiểm tra, hiệu đính dữ liệu: Nhằm bảo đảm tính chính xác tối đa của cơ sở dữ liệu, công văn quy định mức chi cho công tác đối chiếu giữa dữ liệu đã nhập trên phần mềm với hồ sơ giấy gốc, phát hiện các sai sót và thực hiện hiệu đính kịp thời.
• Nguồn kinh phí thực hiện: Kinh phí chi cho công tác nhập cơ sở dữ liệu thu được bố trí từ nguồn chi quản lý bộ máy của Bảo hiểm xã hội Việt Nam giao cho Bảo hiểm xã hội các địa phương hàng năm. Việc quản lý, sử dụng và thanh quyết toán nguồn kinh phí này phải thực hiện theo đúng quy định tài chính hiện hành của Nhà nước và của ngành Bảo hiểm xã hội.

Yêu cầu tổ chức thực hiện và quản lý chất lượng dữ liệu

Bên cạnh việc quy định định mức chi, Bảo hiểm xã hội Việt Nam cũng đặt ra các yêu cầu nghiêm ngặt đối với các đơn vị trong quá trình triển khai thực hiện:

• Đảm bảo tiến độ và chất lượng: Các đơn vị phải tổ chức nhập dữ liệu kịp thời, đầy đủ, chính xác, không để xảy ra tình trạng tồn đọng hồ sơ. Dữ liệu nhập vào hệ thống phải trùng khớp hoàn toàn với hồ sơ giấy do đơn vị và người tham gia cung cấp.
• Phân công trách nhiệm rõ ràng: Thủ trưởng các đơn vị BHXH địa phương chịu trách nhiệm toàn diện về tính chính xác của dữ liệu và việc quản lý, sử dụng kinh phí đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả, tránh thất thoát, lãng phí.
• Công tác thanh quyết toán: Việc thanh toán chi phí nhập dữ liệu phải căn cứ vào sản phẩm đầu ra thực tế (số lượng bản ghi đã được phê duyệt trên hệ thống) và phải có đầy đủ chứng từ, biên bản nghiệm thu theo quy định pháp luật.

Hiệu lực thi hành

Công văn 473/BHXH-KHTC có hiệu lực áp dụng kể từ ngày ban hành. Các quy định về định mức chi nhập dữ liệu thu trước đây trái với hướng dẫn tại công văn này đều bãi bỏ. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc phát sinh, Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố có trách nhiệm kịp thời báo cáo về Bảo hiểm xã hội Việt Nam để xem xét, hướng dẫn giải quyết.