Tổng quan về Công văn 4585/TCT-CS năm 2017

Công văn 4585/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2017 nhằm giải đáp và hướng dẫn các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc lập hóa đơn đối với các trường hợp mua bán hàng hóa, dịch vụ thông qua các phương thức gián tiếp. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về hóa đơn, chứng từ, hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý và sai sót trong quá trình kê khai, quyết toán thuế.

Quy định về chữ ký của người mua trên hóa đơn khi mua hàng gián tiếp

Một trong những nội dung cốt lõi của Công văn 4585/TCT-CS là hướng dẫn chi tiết về việc xử lý tiêu thức chữ ký của người mua trên hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử trong các trường hợp giao dịch không trực tiếp. Cụ thể:

• Trường hợp mua hàng trực tiếp: Người mua hàng có nghĩa vụ ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn mua hàng để xác nhận giao dịch hoàn tất, làm cơ sở pháp lý cho việc hạch toán chi phí và khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
• Trường hợp mua hàng qua điện thoại, qua mạng, fax: Khi người mua không trực tiếp mặt tại cơ sở kinh doanh của người bán để thực hiện giao dịch, việc ký trực tiếp vào hóa đơn là không thể thực hiện được. Trong trường hợp này, tại tiêu thức "Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)" trên hóa đơn, người bán phải ghi rõ hình thức bán hàng thực tế như: "bán hàng qua điện thoại", "bán hàng qua mạng", "bán hàng qua Internet" hoặc "bán hàng qua Email".

Điều kiện để hóa đơn không có chữ ký người mua được coi là hợp lệ

Để đảm bảo tính pháp lý và tính hợp lệ của hóa đơn không có chữ ký của người mua khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện chặt chẽ sau:

• Hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế: Doanh nghiệp phải xuất trình được các chứng từ chứng minh giao dịch mua bán là có thật và hợp pháp. Các chứng từ này bao gồm: hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng (gửi qua email, fax hoặc hệ thống điện tử), biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng.
• Chứng từ thanh toán: Phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên) hoặc chứng từ thanh toán bằng tiền mặt hợp pháp theo đúng quy định của pháp luật về thuế.
• Sự thống nhất về thông tin: Toàn bộ thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán trên hóa đơn phải hoàn toàn trùng khớp với thông tin trên hợp đồng và các chứng từ giao nhận, thanh toán liên quan.

Trách nhiệm của doanh nghiệp và cơ quan thuế quản lý

Công văn cũng nhấn mạnh vai trò và trách nhiệm của các bên trong việc quản lý và sử dụng hóa đơn bán hàng:

• Đối với doanh nghiệp bán hàng: Phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các giao dịch bán hàng qua điện thoại, qua mạng. Nghiêm cấm việc lợi dụng quy định này để lập hóa đơn khống, hóa đơn sai lệch bản chất giao dịch nhằm mục đích trốn thuế.
• Đối với cơ quan thuế địa phương: Có trách nhiệm tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc lập và sử dụng hóa đơn của các doanh nghiệp trên địa bàn quản lý. Đồng thời, tạo điều kiện thuận lợi, hướng dẫn kịp thời cho người nộp thuế thực hiện đúng các quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ.