Giới thiệu về Công văn 4578/VPCP-KGVX năm 2025

Công văn 4578/VPCP-KGVX do Văn phòng Chính phủ ban hành năm 2025 là văn bản chỉ đạo điều hành quan trọng nhằm giải quyết các vướng mắc và bảo đảm nguồn kinh phí cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ. Đây là bước đi chiến lược nhằm thúc đẩy tiến trình chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ, xây dựng Chính phủ số và bảo tồn hiệu quả các nguồn tài liệu lịch sử, hành chính của quốc gia.

Các nội dung chỉ đạo trọng tâm về bảo đảm nguồn kinh phí

Văn bản tập trung đưa ra các giải pháp và định hướng cụ thể nhằm tháo gỡ khó khăn về mặt tài chính cho các bộ, ngành và địa phương trong quá trình thực hiện số hóa tài liệu:

• Bố trí dự toán ngân sách nhà nước: Yêu cầu các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chủ động cân đối, bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm (bao gồm cả chi đầu tư phát triển và chi thường xuyên) để thực hiện nhiệm vụ số hóa tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.
• Huy động và đa dạng hóa các nguồn lực: Khuyến khích các cơ quan, đơn vị lồng ghép kinh phí từ các chương trình mục tiêu quốc gia, các dự án công nghệ thông tin, chuyển đổi số dùng chung; đồng thời huy động các nguồn tài trợ, đóng góp hợp pháp khác từ các tổ chức, cá nhân để bổ sung nguồn lực thực hiện.
• Xây dựng định mức và đơn giá dịch vụ: Đề nghị các cơ quan có thẩm quyền khẩn trương rà soát, xây dựng, hoàn thiện hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật và đơn giá dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để các đơn vị lập dự toán, thanh quyết toán kinh phí một cách minh bạch, đúng quy định.
• Ưu tiên phân bổ kinh phí hiệu quả: Tập trung nguồn lực tài chính để số hóa trước các phông tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, tài liệu lưu trữ lịch sử, tài liệu có tần suất khai thác sử dụng cao hoặc các tài liệu đang có nguy cơ bị hư hỏng, xuống cấp vật lý.

Phân công trách nhiệm triển khai thực hiện

Để bảo đảm tính khả thi và đồng bộ trong việc triển khai, Công văn giao nhiệm vụ cụ thể cho các bộ, ngành liên quan:

• Bộ Tài chính: Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan hướng dẫn cụ thể về việc bố trí, quản lý và sử dụng kinh phí chi thường xuyên từ ngân sách nhà nước phục vụ cho công tác số hóa tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức ở trung ương và địa phương.
• Bộ Nội vụ: Chịu trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn các bộ, ngành, địa phương thực hiện kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ; kịp thời tổng hợp các khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện để báo cáo Thủ tướng Chính phủ xem xét, giải quyết.
• Các bộ, ngành và địa phương: Khẩn trương rà soát thực trạng tài liệu lưu trữ, xây dựng kế hoạch số hóa chi tiết theo lộ trình cụ thể, xác định rõ nhu cầu kinh phí và tổ chức thực hiện nghiêm túc, bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả, tránh lãng phí và thất thoát ngân sách.

Ý nghĩa của văn bản đối với công tác chuyển đổi số ngành lưu trữ

Công văn 4578/VPCP-KGVX đóng vai trò là cơ sở pháp lý quan trọng giúp tháo gỡ điểm nghẽn về mặt tài chính - một trong những rào cản lớn nhất đối với công tác số hóa tài liệu hiện nay. Việc bảo đảm nguồn kinh phí ổn định và định mức chi tiêu rõ ràng sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ xây dựng Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quốc gia, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý hành chính nhà nước và nhu cầu khai thác thông tin của người dân, doanh nghiệp.