Giới thiệu về Công văn 45/TCT-TNCN năm 2018

Công văn 45/TCT-TNCN do Tổng cục Thuế ban hành ngày 05 tháng 01 năm 2018 hướng dẫn về chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản khoán chi tiền điện thoại cho người lao động. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp và người lao động xác định rõ nghĩa vụ thuế đối với các khoản phụ cấp, khoán chi liên quan đến điện thoại phục vụ công việc.

Chính sách thuế thu nhập cá nhân đối với khoản khoán chi tiền điện thoại

Theo nội dung hướng dẫn tại Công văn 45/TCT-TNCN, chính sách thuế TNCN đối với khoản tiền điện thoại khoán chi cho người lao động được quy định cụ thể như sau:

• Trường hợp không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN: Khoản tiền khoán chi điện thoại trả cho người lao động sẽ được miễn tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu khoản chi này được thực hiện đúng theo quy chế của đơn vị và phù hợp với mức khoán chi quy định.
• Điều kiện để được áp dụng miễn thuế: Mức khoán chi tiền điện thoại phải được quy định cụ thể tại một trong các văn bản pháp lý nội bộ của doanh nghiệp, bao gồm: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định phù hợp với quy chế tài chính.
• Xử lý đối với phần chi vượt định mức: Trường hợp doanh nghiệp chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi đã được quy định trong các văn bản nội bộ nêu trên, thì phần chi vượt định mức này phải được cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động để thực hiện kê khai và nộp thuế theo quy định hiện hành.

Mối liên hệ với quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp

Để khoản khoán chi tiền điện thoại được thừa nhận là hợp lệ và làm cơ sở miễn thuế TNCN cho người lao động, doanh nghiệp cần đồng thời tuân thủ các nguyên tắc về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN):

• Khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp phải xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ rõ ràng, quy định cụ thể đối tượng được hưởng và mức hưởng khoán chi điện thoại.
• Đối với hình thức khoán chi, doanh nghiệp không bắt buộc phải cung cấp hóa đơn tiền điện thoại mang tên doanh nghiệp, nhưng phải đảm bảo có đầy đủ chứng từ chi tiền hợp pháp (như phiếu chi, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt) phù hợp với quy chế đã ban hành.

Lưu ý áp dụng thực tế cho doanh nghiệp và người lao động

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại hệ thống hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và các quy chế tài chính nội bộ để bổ sung, hoàn thiện các điều khoản về khoán chi tiền điện thoại. Việc quy định rõ ràng định mức khoán chi không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí thuế cho người lao động mà còn bảo đảm tính hợp lý, hợp pháp của chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN của doanh nghiệp, tránh các rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra.