Công văn 446/VTLTNN-QLI năm 2023 do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành nhằm hướng dẫn các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương xây dựng Kế hoạch thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án "Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam". Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm thống nhất phương thức triển khai, bảo đảm hiệu quả và tiến độ của Đề án trên phạm vi cả nước.

Mục đích và yêu cầu của việc xây dựng Kế hoạch

Việc xây dựng và ban hành Kế hoạch thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg tại các Bộ, ngành và địa phương cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

• Cụ thể hóa các nhiệm vụ, giải pháp của Đề án phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và điều kiện thực tế của từng cơ quan, tổ chức, địa phương.
• Xác định rõ lộ trình thực hiện, phân công trách nhiệm cụ thể cho các đơn vị trực thuộc và dự kiến nguồn kinh phí bảo đảm thực hiện các nhiệm vụ được giao.
• Tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, tổ chức trong việc phát hiện, sưu tầm, tiếp nhận và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

Các nội dung trọng tâm cần thể hiện trong Kế hoạch

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn các cơ quan, địa phương tập trung vào các nhóm nhiệm vụ cốt lõi sau đây khi xây dựng Kế hoạch:

• Khảo sát, phát hiện và lập danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm: Tiến hành rà soát, xác định các nguồn tài liệu quý, hiếm liên quan đến ngành, lĩnh vực, địa phương đang được lưu giữ trong nhân dân (dòng họ, gia đình, cá nhân) hoặc tại các tổ chức tôn giáo, cơ quan nước ngoài. Trên cơ sở đó, lập danh mục tài liệu cần sưu tầm theo thứ tự ưu tiên.
• Sưu tầm, thu thập và tiếp nhận tài liệu: Áp dụng linh hoạt các hình thức sưu tầm như vận động hiến tặng, ký gửi bảo quản, mua lại hoặc thực hiện sao chép (số hóa, chụp ảnh, nhân bản) đối với các tài liệu quý, hiếm không thể thu thập bản gốc.
• Bảo quản an toàn và số hóa tài liệu đã sưu tầm: Xây dựng phương án bảo quản đặc biệt đối với tài liệu quý, hiếm sau khi thu thập về Lưu trữ lịch sử. Thực hiện khử trùng, khử axit, tu bổ phục chế đối với tài liệu bị hư hỏng và tiến hành số hóa để bảo vệ lâu dài, hạn chế sử dụng bản gốc.
• Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quý, hiếm: Tổ chức các hoạt động trưng bày, triển lãm, công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ quý, hiếm phục vụ phát triển kinh tế - xã hội, nghiên cứu khoa học và giáo dục truyền thống lịch sử.

Hướng dẫn về nguồn kinh phí thực hiện

Kinh phí triển khai Kế hoạch được bảo đảm từ các nguồn sau:

• Nguồn ngân sách nhà nước cấp cho các Bộ, ngành, địa phương theo phân cấp ngân sách hiện hành để thực hiện nhiệm vụ thường xuyên hoặc các đề án, dự án chuyên môn.
• Nguồn tài trợ, viện trợ, đóng góp hợp pháp của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước (nếu có).
• Các cơ quan, địa phương có trách nhiệm chủ động lập dự toán kinh phí chi tiết cho từng nhiệm vụ sưu tầm gửi cơ quan tài chính cùng cấp để tổng hợp, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Tổ chức thực hiện và chế độ báo cáo

Để bảo đảm tiến độ chung của Đề án, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị:

• Các Bộ, ngành, địa phương khẩn trương xây dựng, ban hành Kế hoạch và gửi về Bộ Nội vụ (qua Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) để theo dõi, phối hợp thực hiện.
• Định kỳ trước ngày 15 tháng 11 hằng năm, các cơ quan, địa phương thực hiện báo cáo kết quả triển khai Kế hoạch về Bộ Nội vụ để tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ.
• Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc về nghiệp vụ sưu tầm, các đơn vị cần kịp thời trao đổi với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để được hướng dẫn, giải quyết.