Công văn 4367/LĐTBXH-LĐTL do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành nhằm hướng dẫn thực hiện chế độ ăn giữa ca cho người lao động tại các doanh nghiệp. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp thống nhất phương thức chi trả, hạch toán chi phí và bảo đảm quyền lợi hợp pháp về sức khỏe, tái tạo sức lao động cho người lao động theo đúng quy định của pháp luật lao động hiện hành.

Phạm vi và đối tượng áp dụng của văn bản

Văn bản hướng dẫn áp dụng đối với các doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, các hợp tác xã, tổ chức và cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động. Trong đó, trọng tâm hướng dẫn hướng đến các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ, các tổng công ty và tập đoàn kinh tế nhà nước trong việc quản lý chi phí tiền lương và các khoản chi mang tính chất phúc lợi, chi phí ăn giữa ca cho người lao động.

Nội dung cốt lõi về chế độ ăn giữa ca theo hướng dẫn của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

1. Hình thức tổ chức bữa ăn giữa ca cho người lao động

• Doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn các hình thức tổ chức bữa ăn giữa ca phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị, bao gồm: tự tổ chức bếp ăn tập thể tại doanh nghiệp, thuê đơn vị cung cấp suất ăn công nghiệp bên ngoài, phát phiếu ăn cho người lao động hoặc chi trả trực tiếp bằng tiền mặt vào kỳ lương hàng tháng.
• Hình thức tổ chức và mức chi cụ thể phải được thảo luận, thống nhất thông qua thương lượng tập thể và được ghi nhận rõ ràng trong Thỏa ước lao động tập thể, Hợp đồng lao động hoặc Quy chế tài chính, Quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

2. Định mức chi và phương thức hạch toán chi phí ăn giữa ca

• Đối với doanh nghiệp ngoài nhà nước: Mức chi tiền ăn giữa ca do người sử dụng lao động và người lao động tự thỏa thuận dựa trên khả năng tài chính và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, không bị khống chế mức trần tối đa theo luật lao động nhưng phải bảo đảm chất lượng dinh dưỡng cho người lao động.
• Đối với doanh nghiệp do Nhà nước làm chủ sở hữu: Việc chi tiền ăn giữa ca phải tuân thủ nghiêm ngặt định mức khống chế tối đa theo quy định của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội trong từng thời kỳ nhằm bảo đảm tính cân đối với quỹ lương và hiệu quả sử dụng vốn nhà nước.
• Toàn bộ chi phí tổ chức ăn giữa ca hợp lý, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật thuế sẽ được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

3. Quy định về thuế thu nhập cá nhân đối với khoản tiền ăn giữa ca

• Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp tổ chức bữa ăn, mua suất ăn hoặc cấp phiếu ăn cho người lao động thì toàn bộ giá trị bữa ăn này được miễn thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động.
• Trường hợp doanh nghiệp chi trả trực tiếp bằng tiền mặt cho người lao động, khoản tiền này được miễn thuế thu nhập cá nhân tối đa theo mức quy định của Bộ Tài chính và Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. Phần chi vượt quá mức quy định (nếu có) sẽ phải cộng vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của người lao động để tính và nộp thuế theo quy định.

4. Trách nhiệm triển khai và giám sát thực hiện

• Người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với Ban chấp hành Công đoàn cơ sở để giám sát chất lượng, an toàn vệ sinh thực phẩm của các bữa ăn giữa ca, bảo đảm sức khỏe lâu dài cho người lao động trong quá trình sản xuất.
• Sở Lao động - Thương binh và Xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chế độ ăn giữa ca tại các doanh nghiệp trên địa bàn, xử lý nghiêm các trường hợp cắt giảm chế độ hoặc hạch toán sai quy định gây ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động và thất thoát ngân sách nhà nước.

Hiệu lực thi hành và hướng dẫn áp dụng

Công văn 4367/LĐTBXH-LĐTL có hiệu lực hướng dẫn kể từ ngày ban hành. Các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp có trách nhiệm cập nhật các định mức chi mới nhất theo các văn bản quy phạm pháp luật liên quan để áp dụng chính xác, bảo đảm tính hợp pháp của các khoản chi phí doanh nghiệp.