Giới thiệu về Công văn 4362/TCT-DNNCN

Công văn 4362/TCT-DNNCN do Tổng cục Thuế ban hành ngày 24 tháng 10 năm 2019 hướng dẫn về chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các trường hợp doanh nghiệp ký kết hợp đồng thuê ngoài nhân công. Văn bản này giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp trong việc xác định nghĩa vụ thuế, thực hiện khấu trừ thuế TNCN và ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi trả cho lao động thuê ngoài.

- Phân loại đối tượng và bản chất thu nhập từ hợp đồng thuê ngoài

Tổng cục Thuế hướng dẫn việc xác định nghĩa vụ thuế TNCN dựa trên tư cách pháp lý của cá nhân thực hiện hợp đồng thuê ngoài:

• Trường hợp cá nhân là cá nhân kinh doanh: Nếu cá nhân ký hợp đồng thuê ngoài có đăng ký kinh doanh và hoạt động theo hình thức hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì thu nhập nhận được từ hợp đồng được xác định là thu nhập từ kinh doanh. Doanh nghiệp không thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo biểu thuế lũy tiến từng phần hoặc tỷ lệ 10% của tiền lương, tiền công mà cá nhân kinh doanh tự kê khai, nộp thuế hoặc doanh nghiệp khấu trừ theo quy định về thuế đối với hộ, cá nhân kinh doanh.
• Trường hợp cá nhân không đăng ký kinh doanh: Nếu cá nhân ký hợp đồng không có đăng ký kinh doanh, thực hiện các công việc dịch vụ, nhân công cho doanh nghiệp thì thu nhập nhận được từ hợp đồng này được xác định là thu nhập từ tiền lương, tiền công theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân.

- Quy định về khấu trừ thuế TNCN đối với lao động không đăng ký kinh doanh

Đối với các cá nhân không đăng ký kinh doanh nhận thu nhập từ hợp đồng nhân công thuê ngoài, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện khấu trừ thuế TNCN như sau:

• Mức khấu trừ thuế: Doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% trên tổng mức thu nhập chi trả cho cá nhân trước khi thanh toán.
• Ngưỡng thu nhập áp dụng: Quy định khấu trừ 10% áp dụng đối với mỗi lần chi trả thu nhập từ 2.000.000 đồng trở lên hoặc tổng mức chi trả thu nhập từ 2.000.000 đồng trở lên trong một tháng (áp dụng cho các hợp đồng lao động dưới 03 tháng hoặc hợp đồng dịch vụ).
• Trường hợp cam kết thu nhập thấp: Nếu cá nhân chỉ có duy nhất một nguồn thu nhập thuộc đối tượng phải khấu trừ thuế theo tỷ lệ nêu trên nhưng ước tính tổng thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế thì cá nhân có thể làm cam kết (theo mẫu quy định) gửi doanh nghiệp làm căn cứ tạm thời chưa khấu trừ thuế TNCN. Cá nhân phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản cam kết này.

- Hướng dẫn đối với hợp đồng ký với đại diện nhóm cá nhân lao động

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp ký hợp đồng thuê ngoài với một người đại diện cho một nhóm cá nhân lao động để thực hiện công việc. Tổng cục Thuế hướng dẫn phương án xử lý thuế đối với trường hợp này:

• Xác định nghĩa vụ thuế của từng cá nhân: Dù hợp đồng ký với một người đại diện và doanh nghiệp thanh toán tiền cho người đại diện, bản chất thu nhập vẫn thuộc về từng cá nhân trong nhóm lao động. Do đó, việc xác định ngưỡng khấu trừ thuế TNCN (2.000.000 đồng/lần trở lên) phải được tính dựa trên phần thu nhập thực tế mà mỗi cá nhân trong nhóm nhận được, chứ không tính trên tổng giá trị hợp đồng chi trả cho người đại diện.
• Trách nhiệm của doanh nghiệp và người đại diện: Doanh nghiệp cần yêu cầu người đại diện cung cấp danh sách chi tiết các cá nhân tham gia thực hiện công việc, kèm theo số định danh cá nhân/mã số thuế và phần thu nhập phân chia cho từng người. Doanh nghiệp căn cứ vào danh sách này để thực hiện khấu trừ thuế TNCN 10% đối với những cá nhân có phần thu nhập từ 2.000.000 đồng trở lên.

- Điều kiện ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế TNDN của doanh nghiệp

Để các khoản chi phí thuê ngoài nhân công được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đảm bảo đầy đủ các chứng từ theo quy định:

• Hợp đồng dịch vụ/hợp đồng thuê ngoài: Hợp đồng ký kết rõ ràng giữa doanh nghiệp với cá nhân hoặc đại diện nhóm cá nhân lao động, trong đó nêu rõ nội dung công việc, đơn giá, phương thức thanh toán.
• Biên bản nghiệm thu và bàn giao: Biên bản xác nhận khối lượng và chất lượng công việc đã hoàn thành theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng.
• Chứng từ thanh toán: Chứng từ chi tiền mặt hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với các hợp đồng có giá trị lớn theo quy định của pháp luật thuế TNDN).
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Chứng từ chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện khấu trừ và nộp thuế TNCN (tỷ lệ 10%) vào ngân sách nhà nước đối với các cá nhân thuộc diện phải khấu trừ thuế.
• Danh sách phân chia thu nhập: Bảng kê danh sách lao động tham gia có chữ ký xác nhận nhận tiền của từng cá nhân (đối với trường hợp ký qua người đại diện nhóm).