Giới thiệu về Công văn 43226/CTHN-TTHT năm 2021

Công văn 43226/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2021 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh trên địa bàn về việc xác định ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử. Văn bản này được ban hành nhằm chuẩn hóa việc áp dụng hóa đơn điện tử theo các quy định mới nhất tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Theo hướng dẫn của Cục Thuế, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên từ 1 đến 6, thể hiện loại hóa đơn điện tử cụ thể như sau:

• Số 1: Đại diện cho Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
• Số 2: Đại diện cho Hóa đơn bán hàng.
• Số 3: Đại diện cho Hóa đơn bán tài sản công.
• Số 4: Đại diện cho Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
• Số 5: Đại diện cho các loại hóa đơn khác bao gồm tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
• Số 6: Đại diện cho các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý điện tử.

Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm gồm 6 ký tự cả chữ viết và chữ số, phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Cấu trúc 6 ký tự này được phân bổ cụ thể như sau:

• Ký tự đầu tiên (C hoặc K): Thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (ký hiệu là C) hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (ký hiệu là K).
• Hai ký tự tiếp theo (chữ số): Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử, được xác định bằng hai chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ, năm 2021 thể hiện là 21, năm 2022 thể hiện là 22.
• Ký tự thứ tư (chữ cái): Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, quy định cụ thể bằng các chữ cái viết hoa bao gồm: T, D, L, M, N, B, G, H. Trong đó:
  • Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
  • Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số chỉ tiêu miễn trừ theo quy định.
  • Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
  • Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
  • Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
  • Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý điện tử.
  • Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.
  • Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
• Hai ký tự cuối cùng (chữ cái): Là các chữ cái do người bán tự xác định nhằm phục vụ nhu cầu quản lý nội bộ của doanh nghiệp. Trường hợp người bán không có nhu cầu quản lý nội bộ thì để mặc định là YY.

Ý nghĩa và hướng dẫn triển khai thực hiện

Việc thống nhất ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử theo Công văn 43226/CTHN-TTHT giúp cơ quan thuế dễ dàng quản lý, giám sát việc phát hành và sử dụng hóa đơn của người nộp thuế trên môi trường số. Đồng thời, quy định này cũng giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử để đảm bảo tính tương thích và truyền nhận dữ liệu thông suốt với cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Người nộp thuế cần lưu ý đối chiếu kỹ các ký tự khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (mẫu số 01DKTD/HĐĐT) để tránh sai sót dẫn đến việc bị hệ thống của cơ quan thuế từ chối chấp nhận.