Tóm tắt Công văn 4310/TCHQ-CCHĐH hướng dẫn khai báo vận tải đơn trong hồ sơ hải quan điện tử

Công văn 4310/TCHQ-CCHĐH do Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết cho người khai hải quan và các cục hải quan địa phương về cách thức khai báo thông tin vận tải đơn (vận đơn) trên hệ thống thông quan điện tử VNACCS/VCIS. Hướng dẫn này giúp thống nhất quy trình thực hiện, hạn chế sai sót hệ thống và đẩy nhanh tiến độ thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu.

Quy tắc khai báo số vận đơn trên tờ khai hải quan điện tử

• Định dạng số vận đơn: Người khai hải quan phải nhập chính xác số vận đơn theo đúng ký tự ghi trên chứng từ vận tải. Không tự ý thêm hoặc bớt các ký tự đặc biệt như dấu gạch ngang (-), dấu gạch chéo (/), dấu chấm (.) hoặc khoảng trắng, trừ trường hợp hệ thống có hướng dẫn kỹ thuật chuyên biệt.
• Khai báo đối với lô hàng có nhiều vận đơn: Đối với các lô hàng có sự xuất hiện của cả vận đơn chủ (Master Bill) và vận đơn thứ cấp (House Bill), người khai hải quan cần tuân thủ đúng thứ tự và vị trí khai báo theo hướng dẫn của hệ thống để đảm bảo việc đối chiếu dữ liệu tự động diễn ra chính xác.
• Nguyên tắc đối chiếu hệ thống: Thông tin số vận đơn khai báo trên tờ khai hải quan phải trùng khớp hoàn toàn với thông tin vận đơn do hãng vận chuyển (hãng tàu, hãng hàng không) hoặc đại lý vận chuyển đã khai báo trên hệ thống tiếp nhận thông tin bản khai hàng hóa (Manifest) trước đó.

Xử lý các lỗi thường gặp trong quá trình khai báo

• Lỗi không tìm thấy số vận đơn trên hệ thống: Khi hệ thống báo lỗi không tìm thấy thông tin vận đơn, người khai hải quan cần kiểm tra lại tính chính xác của các ký tự đã nhập. Nếu thông tin nhập đã đúng, cần liên hệ với hãng vận chuyển để xác nhận xem thông tin manifest đã được gửi và tiếp nhận thành công trên hệ thống hải quan hay chưa.
• Lỗi sai lệch thông tin trọng lượng hoặc số lượng kiện: Trường hợp có sự sai lệch giữa thông tin thực tế của hàng hóa với thông tin ghi trên vận đơn hoặc thông tin trên hệ thống manifest, người khai hải quan phải thực hiện thủ tục khai sửa đổi, bổ sung theo đúng quy định pháp luật trước khi tiến hành thông quan.

Trách nhiệm của các bên liên quan

• Đối với người khai hải quan: Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin khai báo trên tờ khai hải quan điện tử, bao gồm cả thông tin về vận tải đơn. Chủ động phối hợp với hãng vận chuyển và cơ quan hải quan để xử lý nhanh chóng các vướng mắc phát sinh về mặt kỹ thuật.
• Đối với cơ quan hải quan địa phương: Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, hướng dẫn và hỗ trợ người khai hải quan trong quá trình thực hiện khai báo. Kịp thời tổng hợp và báo cáo các vướng mắc kỹ thuật vượt thẩm quyền về Tổng cục Hải quan để được hướng dẫn giải quyết kịp thời.

Công văn 4310/TCHQ-CCHĐH là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp chuẩn hóa dữ liệu đầu vào của hệ thống hải quan điện tử, góp phần đẩy mạnh tiến trình hiện đại hóa hải quan và tạo thuận lợi cho hoạt động thương mại quốc tế.