Tóm tắt Công văn 4198/CT-TTHT năm 2015 về hoá đơn, chứng từ do Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh ban hành

Công văn 4198/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và người nộp thuế thực hiện đúng quy định về việc lập hóa đơn, chứng từ đối với các trường hợp tiêu dùng nội bộ, khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, và cho biếu tặng. Nội dung hướng dẫn dựa trên các quy định pháp luật thuế hiện hành tại thời điểm ban hành, đặc biệt là Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Dưới đây là chi tiết các nội dung hướng dẫn cốt lõi của Công văn 4198/CT-TTHT:

1. Quy định về lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ

• Trường hợp xuất dùng để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh: Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh của cơ sở kinh doanh thì không phải lập hóa đơn và không phải kê khai, tính nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT).
• Trường hợp xuất dùng không phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh: Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất để tiêu dùng nội bộ không phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh (như phục vụ cho nhu cầu cá nhân của người lao động, các hoạt động phúc lợi ngoài sản xuất...) thì cơ sở kinh doanh phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng). Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.

2. Quy định về lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm mẫu

• Yêu cầu lập hóa đơn: Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm mẫu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn.
• Cách thức ghi hóa đơn: Trên hóa đơn phải ghi rõ tên, số lượng hàng hóa, ghi rõ là hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu không thu tiền.
• Xác định giá tính thuế GTGT: Giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm mẫu được xác định bằng không (0). Do đó, dòng thuế suất và tiền thuế GTGT trên hóa đơn không ghi, gạch chéo.
• Điều kiện áp dụng: Việc thực hiện các chương trình khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về thương mại (phải đăng ký hoặc thông báo với Sở Công thương theo quy định).

3. Quy định về lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi

• Nghĩa vụ lập hóa đơn: Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, hoặc trả thay lương cho người lao động, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng).
• Xác định giá tính thuế GTGT: Giá tính thuế GTGT đối với các trường hợp này được xác định theo giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương. Doanh nghiệp phải kê khai, tính nộp thuế GTGT như hoạt động bán hàng thông thường.

4. Nguyên tắc quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ

• Doanh nghiệp cần lưu ý đối chiếu kỹ lưỡng mục đích sử dụng thực tế của hàng hóa xuất dùng (tiêu dùng nội bộ phục vụ sản xuất kinh doanh hay ngoài sản xuất kinh doanh) để áp dụng đúng quy định về hóa đơn và thuế GTGT, tránh rủi ro bị truy thu và xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
• Mọi chứng từ kèm theo như phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, quyết định phê duyệt chương trình khuyến mại, biên bản giao nhận hàng hóa cho biếu tặng cần được lưu trữ đầy đủ để làm cơ sở giải trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.