Tóm tắt Công văn 41/TCT-CS năm 2018 về hoá đơn, chứng từ do Tổng cục Thuế ban hành

Công văn 41/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn và giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp cũng như cơ quan thuế địa phương về việc sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với các khoản thu chi tài chính. Trọng tâm của văn bản xoay quanh việc xác định nghĩa vụ lập hóa đơn đối với các khoản tiền hỗ trợ, bồi thường, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác không phát sinh hoạt động cung ứng dịch vụ hoặc hàng hóa.

1. Quy định về việc lập hóa đơn, chứng từ đối với các khoản thu tài chính

Căn cứ vào các quy định pháp luật về thuế giá trị gia tăng (GTGT) và hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Công văn 41/TCT-CS làm rõ hai trường hợp cụ thể:

• Trường hợp không phải lập hóa đơn: Khi doanh nghiệp nhận các khoản tiền hỗ trợ, tiền thưởng, tiền bồi thường hoặc các khoản thu tài chính khác mà không kèm theo bất kỳ điều kiện cung ứng dịch vụ, hàng hóa nào cho bên chi tiền, doanh nghiệp không phải kê khai, nộp thuế GTGT. Trong trường hợp này, bên nhận tiền chỉ lập chứng từ thu (không lập hóa đơn GTGT), bên chi tiền lập chứng từ chi dựa trên các văn bản thỏa thuận và chứng từ thu của bên nhận.
• Trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn: Nếu khoản tiền nhận được kèm theo điều kiện bên nhận phải thực hiện các dịch vụ cho bên chi tiền (ví dụ: thực hiện chương trình quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, dịch vụ bảo hành, sửa chữa...), giao dịch này được xác định là hoạt động cung ứng dịch vụ có thu tiền. Bên nhận tiền bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT, thực hiện kê khai và nộp thuế GTGT theo mức thuế suất quy định.

2. Điều kiện khấu trừ thuế và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN

Công văn hướng dẫn chi tiết cách thức hạch toán và xác định chi phí hợp lệ đối với các khoản chi này nhằm đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp:

• Đối với bên chi tiền: Để các khoản chi hỗ trợ, bồi thường được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm: hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận giữa hai bên, quyết định chi hỗ trợ/bồi thường, chứng từ chi tiền và chứng từ thu tiền của bên nhận.
• Đối với bên nhận tiền: Mặc dù các khoản thu nhập từ hỗ trợ, bồi thường, tiền thưởng không thuộc diện chịu thuế GTGT, doanh nghiệp nhận tiền vẫn phải hạch toán đầy đủ vào thu nhập khác để tính thuế TNDN theo quy định hiện hành.

3. Hướng dẫn xử lý sai sót trong việc lập hóa đơn

Trong trường hợp doanh nghiệp đã lỡ lập hóa đơn GTGT cho các khoản thu tài chính không thuộc diện chịu thuế GTGT (như tiền hỗ trợ, bồi thường thuần túy), Công văn hướng dẫn xử lý như sau:

• Các bên phải tiến hành lập biên bản điều chỉnh hoặc biên bản thu hồi hóa đơn đã lập sai quy định.
• Bên nhận tiền thực hiện lập lại chứng từ thu tiền theo đúng bản chất giao dịch để làm cơ sở hạch toán kế toán và quyết toán thuế cho cả hai bên.

4. Ý nghĩa và lưu ý áp dụng đối với doanh nghiệp

Công văn 41/TCT-CS năm 2018 là tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp doanh nghiệp phân định rõ ràng giữa doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh và các khoản thu nhập tài chính phát sinh ngoài hoạt động thương mại. Việc áp dụng đúng tinh thần của công văn giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, đồng thời tối ưu hóa quy trình quản lý chứng từ kế toán tại đơn vị.