Công văn 404/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng nhằm giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương trong quá trình chuyển tiếp và thực hiện chế độ hóa đơn mới theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC. Văn bản tập trung làm rõ các quy định về tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn, giúp các tổ chức, cá nhân kinh doanh thực hiện đúng pháp luật thuế.

1. Quy định về việc tạo và phát hành hóa đơn tự in, đặt in

• Điều kiện tự in hóa đơn: Doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về vốn điều lệ, hệ thống máy móc thiết bị, phần mềm bán hàng và quản lý hóa đơn theo quy định. Việc tự in hóa đơn phải đảm bảo tính bảo mật, chống làm giả và kiểm soát chặt chẽ số lượng hóa đơn phát hành.
• Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn: Trước khi sử dụng hóa đơn tự in hoặc đặt in, tổ chức kinh doanh phải lập Thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phải kèm theo hóa đơn mẫu và được niêm yết công khai tại các cơ sở sử dụng hóa đơn.
• Xử lý hóa đơn đặt in bị lỗi: Trường hợp hóa đơn đặt in bị sai sót về nội dung hoặc hình thức, doanh nghiệp phải thực hiện hủy hóa đơn lỗi theo đúng quy trình và lập biên bản hủy hóa đơn có xác nhận của các bên liên quan trước khi đặt in lại.

2. Chế độ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và xử lý chuyển tiếp

• Thời hạn nộp báo cáo: Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ theo quý cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn nộp chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý tiếp theo.
• Xử lý hóa đơn cũ trong thời kỳ chuyển tiếp: Đối với các hóa đơn đã mua của cơ quan thuế hoặc hóa đơn tự in cũ chưa sử dụng hết, công văn hướng dẫn cụ thể việc kiểm kê, báo cáo và thực hiện thủ tục hủy hoặc tiếp tục sử dụng theo đúng lộ trình chuyển tiếp quy định tại Thông tư 153/2010/TT-BTC.
• Trách nhiệm của cơ quan thuế: Cơ quan thuế các cấp có nhiệm vụ hỗ trợ, hướng dẫn người nộp thuế thực hiện chuyển đổi hình thức hóa đơn, đồng thời tăng cường thanh tra, kiểm tra để ngăn chặn hành vi gian lận, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

3. Hướng dẫn xử lý các trường hợp đặc thù về hóa đơn

• Hóa đơn đối với chi nhánh và đơn vị phụ thuộc: Công văn làm rõ nguyên tắc sử dụng hóa đơn của các chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị hạch toán phụ thuộc. Trường hợp chi nhánh trực tiếp bán hàng và kê khai thuế riêng thì phải sử dụng hóa đơn riêng biệt.
• Xử lý hóa đơn viết sai, mất hoặc cháy hỏng: Hướng dẫn chi tiết quy trình lập biên bản thu hồi, biên bản điều chỉnh đối với hóa đơn đã lập nhưng có sai sót. Đối với trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn, doanh nghiệp phải báo cáo ngay với cơ quan thuế trong thời hạn quy định để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính.