Công văn 4037/BNG-CNV được Bộ Ngoại giao ban hành nhằm hướng dẫn các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương xây dựng kế hoạch đoàn ra, đoàn vào cho năm 2024. Đây là văn bản quan trọng giúp định hướng, quản lý và tối ưu hóa các hoạt động đối ngoại của đất nước trong bối cảnh hội nhập quốc tế sâu rộng.

Mục đích và nguyên tắc xây dựng kế hoạch đoàn ra, đoàn vào năm 2024

Việc xây dựng kế hoạch đối ngoại năm 2024 cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc chỉ đạo của Đảng và Nhà nước nhằm bảo đảm hiệu quả, tiết kiệm và thực chất:

• Bảo đảm sự lãnh đạo thống nhất: Các hoạt động đối ngoại phải đặt dưới sự lãnh đạo thống nhất của Đảng và sự quản lý tập trung của Nhà nước, phối hợp chặt chẽ giữa đối ngoại Đảng, ngoại giao Nhà nước và đối ngoại nhân dân.
• Trọng tâm và trọng điểm: Kế hoạch cần tập trung vào các đối tác chiến lược, đối tác toàn diện, các nước láng giềng có chung đường biên giới và các địa bàn trọng điểm có ý nghĩa quan trọng về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh.
• Tiết kiệm và hiệu quả: Triệt để thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức các đoàn đi công tác nước ngoài và đón tiếp các đoàn nước ngoài vào Việt Nam. Hạn chế tối đa các đoàn trùng lặp về nội dung, địa bàn hoặc thành phần tham gia.

Yêu cầu cụ thể đối với kế hoạch đoàn ra (đoàn đi nước ngoài)

Đối với các đoàn ra trong năm 2024, Bộ Ngoại giao lưu ý các cơ quan, địa phương thực hiện nghiêm túc các nội dung sau:

• Xác định rõ mục đích và nội dung: Mỗi chuyến công tác nước ngoài phải có chương trình làm việc cụ thể, thực chất, giải quyết các vấn đề chuyên môn thiết thực, tránh kết hợp đi du lịch hoặc giải quyết việc riêng.
• Kiểm soát quy mô và thành phần: Thành phần đoàn ra phải tinh gọn, đúng đối tượng, đúng chuyên môn nghiệp vụ. Không bố trí nhiều lãnh đạo cùng một cơ quan, địa phương tham gia cùng một đoàn hoặc đi cùng một thời điểm nếu không thực sự cần thiết.
• Quy trình phê duyệt chặt chẽ: Các đoàn ra phải nằm trong kế hoạch đối ngoại đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Trường hợp phát sinh đoàn ngoài kế hoạch phải có văn bản giải trình rõ lý do và báo cáo cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định.

Yêu cầu cụ thể đối với kế hoạch đoàn vào (đón tiếp đoàn nước ngoài)

Công tác đón tiếp các đoàn khách quốc tế đến Việt Nam trong năm 2024 cần được chuẩn bị chu đáo và chuyên nghiệp:

• Chủ động và trọng thị: Việc đón tiếp phải bảo đảm nghi lễ ngoại giao, an ninh, an toàn tuyệt đối cho khách quốc tế, đồng thời thể hiện sự hiếu khách và bản sắc văn hóa Việt Nam.
• Khai thác tối đa hiệu quả hợp tác: Các buổi làm việc, ký kết thỏa thuận với đoàn vào phải được chuẩn bị kỹ lưỡng về nội dung nhằm thúc đẩy các dự án hợp tác đầu tư, thương mại, chuyển giao công nghệ và giao lưu văn hóa.
• Phân công trách nhiệm rõ ràng: Xác định rõ cơ quan chủ trì đón tiếp và các cơ quan phối hợp để tránh chồng chéo, bảo đảm sự thông suốt trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.

Quy trình xây dựng, tổng hợp và báo cáo kế hoạch

Để bảo đảm tiến độ và chất lượng của kế hoạch đối ngoại chung của cả nước, Bộ Ngoại giao hướng dẫn quy trình thực hiện như sau:

• Xây dựng dự thảo: Các bộ, ngành, địa phương căn cứ vào nhu cầu thực tế và định hướng đối ngoại để xây dựng dự thảo kế hoạch đoàn ra, đoàn vào năm 2024 của đơn vị mình.
• Gửi báo cáo về Bộ Ngoại giao: Các đơn vị hoàn thiện kế hoạch và gửi về Bộ Ngoại giao đúng thời hạn quy định để tổng hợp, thẩm định và trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
• Chế độ báo cáo định kỳ: Trong quá trình thực hiện, các cơ quan, địa phương có trách nhiệm báo cáo định kỳ (6 tháng và cuối năm) về tình hình thực hiện kế hoạch đoàn ra, đoàn vào, đánh giá kết quả đạt được và những vướng mắc phát sinh để kịp thời tháo gỡ.