Công văn 395/GSQL do Cục Giám sát quản lý về Hải quan thuộc Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết về việc xác nhận tờ khai nguồn gốc xe ô tô, xe gắn máy nhập khẩu. Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc tháo gỡ các vướng mắc thủ tục hải quan, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp khi thực hiện đăng ký lưu hành phương tiện giao thông đường bộ tại cơ quan công an.

Phạm vi và đối tượng áp dụng của văn bản

Văn bản hướng dẫn áp dụng thống nhất tại các Cục Hải quan tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, các Chi cục Hải quan cửa khẩu và nơi làm thủ tục thông quan phương tiện. Đối tượng chịu sự tác động trực tiếp bao gồm các doanh nghiệp nhập khẩu xe ô tô, xe gắn máy thương mại, cá nhân nhập khẩu xe theo diện phi mậu dịch, và các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan, đặc biệt là lực lượng Cảnh sát giao thông thực hiện nhiệm vụ đăng ký, cấp biển số xe.

- Quy trình xác nhận và đối chiếu thông tin nguồn gốc phương tiện

• Cơ quan hải quan nơi làm thủ tục thông quan có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu kỹ lưỡng thông tin trên tờ khai hải quan, chứng từ nhập khẩu với thực tế phương tiện bao gồm số khung, số máy, dung tích xi lanh, năm sản xuất và nước sản xuất.
• Việc xác nhận tờ khai nguồn gốc phải đảm bảo tính chính xác, thống nhất giữa dữ liệu trên hệ thống thông tin hải quan và văn bản giấy cấp cho người nhập khẩu.
• Đối với các trường hợp thông tin chưa rõ ràng hoặc có sự sai lệch nhỏ không cố ý, chi cục hải quan nơi mở tờ khai phải tiến hành xác minh thông qua hồ sơ gốc trước khi thực hiện xác nhận cho doanh nghiệp.

- Giải quyết các trường hợp mất, hỏng hoặc sai sót tờ khai nguồn gốc

• Trường hợp người nhập khẩu hoặc người mua xe bị mất tờ khai nguồn gốc, cơ quan hải quan sẽ hướng dẫn thủ tục xin cấp bản sao hoặc xác nhận lại dựa trên việc kiểm tra hồ sơ lưu trữ và xác minh phương tiện chưa được đăng ký tại cơ quan công an.
• Đối với tờ khai nguồn gốc bị hỏng, rách hoặc có sai sót thông tin do lỗi đánh máy, cơ quan hải quan thực hiện thu hồi bản chính bị lỗi, đối chiếu hồ sơ gốc và cấp lại tờ khai mới hoặc ra văn bản đính chính chính thức.
• Quy trình xử lý các trường hợp này yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa chi cục hải quan nơi cấp tờ khai ban đầu và cơ quan công an nơi người dân nộp hồ sơ đăng ký xe để tránh việc lợi dụng giả mạo hồ sơ.

- Chuyển đổi phương thức quản lý và kết nối dữ liệu điện tử

• Công văn nhấn mạnh việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, từng bước thay thế tờ khai nguồn gốc bằng giấy sang dữ liệu điện tử truyền trực tiếp sang hệ thống của Cục Cảnh sát giao thông.
• Các đơn vị hải quan địa phương phải cập nhật kịp thời, đầy đủ và chính xác thông tin phương tiện đã thông quan vào hệ thống dữ liệu chung để cơ quan đăng ký xe có thể tra cứu tức thời, giảm thiểu thời gian chờ đợi của người dân.
• Trong giai đoạn chuyển tiếp, việc xác nhận bằng văn bản giấy vẫn được thực hiện song song đối với các trường hợp hệ thống gặp sự cố kỹ thuật hoặc đối với các dòng xe nhập khẩu đặc thù chưa được chuẩn hóa dữ liệu điện tử.

- Trách nhiệm của các bên liên quan trong việc thực hiện

• Cục Hải quan các tỉnh, thành phố có nhiệm vụ chỉ đạo, giám sát các chi cục trực thuộc thực hiện đúng quy trình, không tự ý đặt ra các thủ tục rườm rà gây khó khăn cho doanh nghiệp và người dân.
• Công chức hải quan được giao nhiệm vụ kiểm tra, xác nhận nguồn gốc xe phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác của thông tin được xác nhận, tránh để xảy ra tình trạng gian lận thương mại hoặc hợp thức hóa xe nhập lậu.
• Người nhập khẩu và người tiêu dùng có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ hồ sơ hợp lệ, trung thực trong việc khai báo các thông tin liên quan đến phương tiện nhập khẩu.

Hiệu lực thi hành

Công văn 395/GSQL có hiệu lực áp dụng ngay từ ngày ban hành, hướng dẫn các đơn vị hải quan địa phương và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành nghiêm túc các nội dung hướng dẫn nêu trên nhằm đảm bảo tính đồng bộ và minh bạch trong quản lý phương tiện nhập khẩu.