Tổng quan về Công văn 3914/TCT-VP năm 2022

Công văn 3914/TCT-VP do Văn phòng Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các đơn vị trong ngành Thuế thực hiện báo cáo tổng kết 05 năm triển khai Chỉ thị số 03/CT-BTC của Bộ Tài chính. Nội dung trọng tâm của văn bản hướng đến việc đánh giá toàn diện công tác quản lý, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động này trong giai đoạn tiếp theo.

Phần I: Tình hình thực hiện công tác lưu trữ tại các đơn vị

Nội dung phần này tập trung vào việc rà soát, đánh giá thực trạng công tác quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của Chỉ thị 03/CT-BTC, cụ thể bao gồm hai nhóm nội dung chính:

- Mục 1: Quản lý về lưu trữ

• Chỉ đạo và điều hành: Đánh giá công tác quán triệt, phổ biến và tổ chức thực hiện các nội dung của Chỉ thị 03/CT-BTC tại các cấp cơ quan Thuế.
• Xây dựng văn bản hướng dẫn: Tình hình ban hành các quy chế, quy trình, hướng dẫn nội bộ về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với đặc thù của ngành Thuế và quy định pháp luật hiện hành.
• Kiện toàn tổ chức bộ máy: Đánh giá việc bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ công chức, viên chức phụ trách.
• Bố trí kinh phí và cơ sở vật chất: Tình hình đầu tư trang thiết bị, kho tàng lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin và bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ.

- Mục 2: Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

• Thu thập và nộp lưu tài liệu: Đánh giá quy trình thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan; việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử hoặc lưu trữ cơ quan.
• Chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu: Thực trạng công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, xác định thời hạn bảo quan và tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng thẩm quyền và quy trình pháp luật.
• Bảo quản tài liệu lưu trữ: Việc thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, ẩm mốc, mối mọt và bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu giấy cũng như tài liệu điện tử.
• Khai thác và sử dụng tài liệu: Hiệu quả của việc phục vụ khai thác, tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý thuế và các yêu cầu thanh tra, kiểm tra.

Phần II: Đánh giá, kiến nghị và đề xuất giải pháp

Phần này tổng hợp các kết quả đạt được, chỉ ra những tồn tại hạn chế và đề xuất phương hướng hoàn thiện công tác lưu trữ trong thời gian tới.

- Mục 1: Nhận xét, đánh giá

• Ưu điểm nổi bật: Những chuyển biến tích cực trong nhận thức của lãnh đạo và công chức về tầm quan trọng của công tác lưu trữ; sự cải thiện về cơ sở vật chất và quy trình nghiệp vụ.
• Tồn tại, hạn chế: Chỉ rõ các điểm nghẽn như tình trạng tài liệu tích đống chưa được chỉnh lý, hạ tầng kho lưu trữ chưa đạt chuẩn, hoặc việc ứng dụng số hóa tài liệu còn chậm.
• Nguyên nhân: Phân tích nguyên nhân khách quan (về cơ chế, nguồn lực tài chính) và nguyên nhân chủ quan (sự quan tâm của thủ trưởng đơn vị, năng lực cán bộ).

- Mục 2: Kiến nghị và đề xuất của đơn vị

• Hoàn thiện thể chế: Đề xuất sửa đổi, bổ sung các quy định, hướng dẫn về lưu trữ điện tử để phù hợp với xu hướng chuyển đổi số của ngành Thuế.
• Tăng cường nguồn lực: Kiến nghị bổ sung biên chế chuyên trách, tăng cường đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ và bố trí kinh phí thỏa đáng cho hoạt động chỉnh lý tài liệu.
• Hiện đại hóa công tác lưu trữ: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tập trung, liên thông.