Giới thiệu về Công văn 38534/CTHN-TTHT năm 2024

Công văn 38534/CTHN-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hà Nội ban hành năm 2024 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp về việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ trên các sàn giao dịch thương mại điện tử (TMĐT). Trong bối cảnh xu hướng mua sắm trực tuyến phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng phổ biến, hướng dẫn này giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật, tránh các rủi ro về thuế.

Các quy định cốt lõi về chi phí mua hàng hóa trên sàn thương mại điện tử

Dưới đây là tổng hợp và phân tích chi tiết các nội dung hướng dẫn trọng tâm từ Cục Thuế Thành phố Hà Nội liên quan đến điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với giao dịch mua hàng trên sàn TMĐT:

- Điều kiện chung để chi phí mua hàng trên sàn TMĐT được trừ khi tính thuế TNDN

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với hàng hóa mua trên sàn TMĐT, người bán phải lập và giao hóa đơn điện tử cho người mua theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

- Quy định về hóa đơn điện tử khi mua hàng qua sàn TMĐT

• Doanh nghiệp mua hàng phải yêu cầu người bán trực tiếp (chủ gian hàng trên sàn TMĐT) xuất hóa đơn điện tử hợp pháp. Sàn giao dịch TMĐT (như Shopee, Lazada, Tiki...) chỉ đóng vai trò trung gian kết nối, trừ trường hợp chính sàn TMĐT là đơn vị trực tiếp bán hàng.
• Hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc như: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; thuế suất và tiền thuế GTGT (nếu có).

- Hướng dẫn về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch TMĐT

• Đối với các đơn hàng có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt thông qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp mở tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán đến tài khoản của người bán.
• Trường hợp thanh toán qua các ví điện tử, cổng thanh toán trung gian tích hợp trên sàn TMĐT: Chứng từ thanh toán vẫn được chấp nhận là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu có sự liên kết rõ ràng giữa tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp với ví điện tử/cổng thanh toán, đồng thời có sao kê, lịch sử giao dịch thể hiện rõ dòng tiền chuyển từ tài khoản doanh nghiệp đến đơn vị thụ hưởng (người bán hoặc đơn vị trung gian thanh toán được ủy quyền thu hộ).
• Trường hợp thanh toán theo hình thức COD (giao hàng thu tiền mặt): Nếu tổng giá trị hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, việc thanh toán bằng tiền mặt cho nhân viên giao hàng (shipper) sẽ không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt. Do đó, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với phần hóa đơn này.

- Hồ sơ, chứng từ doanh nghiệp cần lưu trữ để giải trình

• Hóa đơn điện tử hợp pháp của người bán xuất cho doanh nghiệp.
• Thông tin đơn đặt hàng trực tuyến (chụp màn hình đơn hàng trên ứng dụng/website TMĐT thể hiện tài khoản mua hàng của doanh nghiệp, thông tin hàng hóa, giá trị đơn hàng).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (giấy báo nợ của ngân hàng, sao kê tài khoản ngân hàng, chứng từ giao dịch qua ví điện tử doanh nghiệp).
• Biên bản giao nhận hàng hóa hoặc phiếu giao hàng của đơn vị vận chuyển để chứng minh hàng hóa đã được thực tế giao nhận.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn pháp lý và tối ưu hóa chi phí thuế khi mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm hoặc công cụ dụng cụ trên các sàn TMĐT, doanh nghiệp cần lưu ý:

- Lựa chọn nhà bán hàng uy tín

• Chỉ mua hàng từ các gian hàng chính hãng (Mall) hoặc các nhà bán hàng cam kết xuất được hóa đơn điện tử hợp pháp cho doanh nghiệp. Tránh mua từ các cá nhân kinh doanh không đăng ký thuế hoặc không có khả năng xuất hóa đơn.

- Đồng bộ thông tin tài khoản mua hàng

• Tài khoản mua hàng trên các sàn TMĐT nên được đăng ký dưới tên của doanh nghiệp hoặc đại diện ủy quyền của doanh nghiệp để dễ dàng đối chiếu, giải trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

- Kiểm soát phương thức thanh toán

• Ưu tiên sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp hoặc tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp để thanh toán trực tuyến ngay khi đặt hàng, hạn chế tối đa việc sử dụng hình thức COD đối với các đơn hàng có giá trị lớn để tránh rủi ro mất chi phí hợp lý.