Trả lời văn bản số 140411TA ngày 14/04/2011 của Công ty về việc mất hóa đơn, Cục Thuế TP có ý kiến như sau :

 - Căn cứ Nghị định số 185/2004/NĐ-CP ngày 4/11/2004 của Chính Phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực Kế toán;

 - Tại điều 34 chương 5 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính Phủ hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2011) quy định xử phạt các hành vi vi phạm quy định về sử dụng hoá đơn của người mua:

“1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi làm mất hoá đơn đã lập (liên giao cho người mua) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách.

...”

- Tại điều 22 Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính Phủ hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2011) quy định:

“1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hoá đơn.

2. Trường hợp khi bán hàng hoá, dịch vụ người bán đã lập hoá đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hoá đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hoá đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được uỷ quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hoá đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hoá đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hoá đơn bảo sao kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hoá đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hoá đơn”

- Căn cứ Công văn số 4095/TCT-CS ngày 13.10.2010 xử lý vướng mắc về hoá đơn của Tổng Cục Thuế;

Căn cứ quy định nêu trên, trường hợp Công ty (đơn vị bán hàng) đã lập hoá đơn nhưng trong quá trình giao dịch giữa hai bên liên 2 hoá đơn (bản gốc) bị mất thì hai bên tiến hành thực hiện hồ sơ thủ tục theo hướng dẫn nêu trên:

+ Trường hợp người bán làm mất, thì người bán phải lập báo cáo về việc mất hoá đơn gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra sự việc mất hoá đơn. Bên bán sẽ bị phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định tại Điều 12 Nghị định số 185/2004/NĐ-CP ngày 4/11/2004 của Chính Phủ. Nếu quá thời hạn năm ngày, bên bán không báo cáo thì bị xử phạt về hành vi không lập báo cáo việc mất hoá đơn đã lập nhưng chưa giao cho khách hàng theo quy định tại Điều 33 Nghị định 51/2010/NĐ-CP..

+ Trường hợp người mua làm mất, thì người mua phải lập báo cáo về việc mất hoá đơn gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra sự việc mất hoá đơn. Khi tiếp nhận hồ sơ mất hoá đơn, cơ quan thuế sẽ tiến hành xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất hoá đơn theo quy định tại điều 34 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính Phủ.

Cục Thuế TP thông báo Công ty biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này .