Công văn 3734/TCT/ĐTNN do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn về việc hạch toán khoản chi lương tháng thứ 13 vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Phạm vi và đối tượng áp dụng: Văn bản áp dụng đối với các cơ quan thuế các cấp và các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (ĐTNN), trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế và xác định các khoản chi phí tiền lương, tiền thưởng được trừ khi tính thuế TNDN.

- Điều kiện để hạch toán lương tháng thứ 13 vào chi phí hợp lý

• Khoản chi lương tháng thứ 13 (hoặc tiền thưởng cuối năm có tính chất tiền lương) được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu được quy định cụ thể trong các văn bản pháp lý của doanh nghiệp.
• Các văn bản ghi nhận bao gồm: Hợp đồng lao động ký kết giữa doanh nghiệp và người lao động; Thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp; hoặc Quy chế tài chính, Quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế thưởng của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp phải thực tế có chi trả khoản tiền này cho người lao động và có đầy đủ chứng từ chi tiền hợp pháp theo quy định của pháp luật.

- Các trường hợp không được tính vào chi phí được trừ

• Khoản chi lương tháng thứ 13 không được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng trong bất kỳ hồ sơ nào như Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp thực hiện hạch toán chi lương tháng thứ 13 nhưng thực tế không chi trả cho người lao động hoặc không có chứng từ thanh toán hợp lệ theo quy định.
• Các khoản chi thưởng không mang tính chất tiền lương, tiền công hoặc không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Nguyên tắc hạch toán và hồ sơ chứng từ kèm theo

• Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh bao gồm: Quyết định chi lương tháng thứ 13 của Ban giám đốc hoặc Hội đồng quản trị; Danh sách nhận lương, thưởng có chữ ký xác nhận của người lao động hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng; Phiếu chi (nếu chi trả bằng tiền mặt).
• Việc hạch toán phải tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ tính thuế.

Hiệu lực thi hành: Công văn 3734/TCT/ĐTNN có hiệu lực hướng dẫn kể từ ngày ban hành và là căn cứ pháp lý để các cơ quan thuế địa phương cũng như doanh nghiệp thực hiện thống nhất việc quyết toán thuế TNDN liên quan đến chi phí tiền lương, tiền thưởng cho người lao động.