Giới thiệu về Công văn 37303/CT-TTHT năm 2018

Công văn 37303/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hà Nội ban hành năm 2018 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp trong việc xác định và hạch toán chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi mua dịch vụ từ cá nhân không kinh doanh. Văn bản này giúp làm rõ các thủ tục pháp lý, chứng từ cần thiết và nghĩa vụ thuế liên quan nhằm đảm bảo tính tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.

Quy định về điều kiện ghi nhận chi phí được trừ khi mua dịch vụ của cá nhân không kinh doanh

Theo hướng dẫn tại Công văn và các quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành (đặc biệt là Thông tư 96/2015/TT-BTC), để các khoản chi phí mua dịch vụ của cá nhân không kinh doanh được tính vào chi phí hợp lý được trừ, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện cốt lõi sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với trường hợp mua dịch vụ của cá nhân không kinh doanh, chứng từ thay thế hóa đơn đóng vai trò quyết định.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT) khi thực hiện thanh toán.

Hướng dẫn lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (Mẫu 01/TNDN)

Đối với trường hợp doanh nghiệp mua dịch vụ của cá nhân không kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế (dưới 100 triệu đồng/năm), doanh nghiệp không bắt buộc phải có hóa đơn của cơ quan thuế cấp cho cá nhân. Thay vào đó, doanh nghiệp thực hiện các thủ tục sau:

• Doanh nghiệp được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn theo Mẫu số 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC).
• Bảng kê phải do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (hoặc người được ủy quyền) ký tên và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin ghi trên bảng kê.
• Các khoản chi phí này phải được hạch toán dựa trên hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng và chứng từ thanh toán thực tế.

Nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với cá nhân cung cấp dịch vụ

Bên cạnh việc hạch toán chi phí TNDN, doanh nghiệp khi mua dịch vụ của cá nhân không kinh doanh còn phải thực hiện nghĩa vụ thuế TNCN thay cho cá nhân đó theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC:

• Khấu trừ thuế 10%: Đối với các khoản chi trả cho cá nhân không kinh doanh có tổng mức chi trả từ 2.000.000 đồng/lần trở lên, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN theo thuế suất 10% trên thu nhập trước khi chi trả cho cá nhân.
• Trường hợp làm cam kết (Mẫu 02/CK-TNCN): Nếu cá nhân cung cấp dịch vụ chỉ có duy nhất thu nhập thuộc đối tượng phải khấu trừ thuế theo tỷ lệ nêu trên nhưng ước tính tổng thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế, cá nhân có thể làm cam kết theo Mẫu 02/CK-TNCN gửi doanh nghiệp làm căn cứ tạm thời chưa khấu trừ thuế TNCN. Cá nhân phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản cam kết này.
• Cấp chứng từ khấu trừ: Doanh nghiệp có nghĩa vụ cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân nếu cá nhân có yêu cầu khi thực hiện khấu trừ 10%.

Hồ sơ chứng từ đầy đủ để doanh nghiệp hạch toán chi phí hợp lệ

Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý và tránh bị cơ quan thuế loại chi phí khi quyết toán, doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu trữ bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:

• Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa doanh nghiệp và cá nhân không kinh doanh (nêu rõ nội dung công việc, giá trị hợp đồng, phương thức thanh toán và thỏa thuận về nghĩa vụ nộp thuế TNCN).
• Biên bản nghiệm thu hoàn thành công việc và Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ.
• Chứng từ thanh toán (Phiếu chi tiền mặt nếu dưới 20 triệu đồng, hoặc Ủy nhiệm chi/chứng từ chuyển khoản ngân hàng nếu từ 20 triệu đồng trở lên).
• Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn Mẫu số 01/TNDN (áp dụng cho trường hợp cá nhân có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm).
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có khấu trừ 10%) hoặc Bản cam kết Mẫu số 02/CK-TNCN (nếu không khấu trừ).

Ý nghĩa pháp lý và lưu ý đối với doanh nghiệp

Công văn 37303/CT-TTHT giúp doanh nghiệp tháo gỡ vướng mắc trong việc hợp pháp hóa các khoản chi phí thuê ngoài từ cá nhân không kinh doanh (như dịch vụ dịch thuật, thiết kế, tư vấn, sửa chữa nhỏ...). Doanh nghiệp cần lưu ý phân biệt rõ giữa cá nhân kinh doanh (phải tự khai thuế và có hóa đơn) và cá nhân không kinh doanh để áp dụng đúng quy định về chứng từ, tránh rủi ro bị truy thu thuế và phạt vi phạm hành chính.