Công văn 3681/TCT/NV2 được ban hành bởi Tổng cục Thuế nhằm hướng dẫn các biện pháp xử lý và quản lý liên quan đến hóa đơn thuế giá trị gia tăng (GTGT), đặc biệt là việc giải quyết các trường hợp mất, hỏng hóa đơn trong quá trình giao dịch và lưu trữ của doanh nghiệp.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản áp dụng đối với các cơ quan thuế các cấp, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân có hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn thuế giá trị gia tăng trên phạm vi cả nước.

Quy trình xử lý khi mất hóa đơn thuế giá trị gia tăng (Liên 2)

• Trách nhiệm báo cáo của doanh nghiệp: Khi phát hiện mất, hỏng hóa đơn GTGT (đặc biệt là liên 2 - liên giao cho khách hàng), doanh nghiệp phải lập tức báo cáo bằng văn bản với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để ghi nhận sự việc và hạn chế rủi ro lợi dụng hóa đơn bất hợp pháp.
• Thủ tục xác nhận giữa người mua và người bán: Người bán và người mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn, trong đó nêu rõ lý do mất, số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập hóa đơn, giá trị hàng hóa và số thuế GTGT tương ứng. Biên bản phải có chữ ký và đóng dấu xác nhận của cả hai bên.
• Sử dụng bản sao hóa đơn: Người bán cung cấp bản sao liên 1 của hóa đơn bị mất (có ký tên, đóng dấu xác nhận của người bán) cho người mua để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế, kèm theo biên bản mất hóa đơn đã lập.

Quy định về xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến hóa đơn

• Xử phạt hành vi làm mất hóa đơn: Doanh nghiệp làm mất hóa đơn GTGT sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo các quy định hiện hành về quản lý hóa đơn, mức phạt tùy thuộc vào tính chất, nguyên nhân và thời điểm báo cáo sự việc với cơ quan thuế.
• Biện pháp khắc phục hậu quả: Bên cạnh việc nộp phạt, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các thủ tục khắc phục, cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của các thông tin khai báo liên quan đến hóa đơn bị mất.

Trách nhiệm của cơ quan thuế trong việc quản lý và giám sát

• Tiếp nhận và xử lý thông tin: Cơ quan thuế có trách nhiệm tiếp nhận báo cáo mất hóa đơn từ doanh nghiệp, cập nhật thông tin vào hệ thống dữ liệu để ngăn chặn việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
• Thanh tra, kiểm tra định kỳ: Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc sử dụng, lưu trữ hóa đơn tại các doanh nghiệp nhằm phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi gian lận thuế, mua bán hóa đơn trái phép.

Hiệu lực thi hành

Công văn 3681/TCT/NV2 có hiệu lực kể từ ngày ban hành. Các quy định hướng dẫn trong văn bản này được áp dụng thống nhất tại các cục thuế tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và các chi cục thuế trực thuộc để hướng dẫn người nộp thuế thực hiện đúng quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ.