Giới thiệu về Công văn 352/TCT-CS năm 2019

Công văn 352/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành năm 2019 nhằm hướng dẫn các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các doanh nghiệp về việc tạo mẫu hóa đơn trên hóa đơn đặt in. Văn bản này đưa ra những hướng dẫn cụ thể nhằm tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp trong quá trình thiết kế, in ấn và phát hành hóa đơn đặt in, đảm bảo tuân thủ đúng quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Các nội dung hướng dẫn trọng tâm của Công văn 352/TCT-CS

Công văn tập trung làm rõ các nguyên tắc và quy định kỹ thuật liên quan đến việc thể hiện các thông tin bắt buộc trên hóa đơn đặt in, cụ thể như sau:

• Quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn: Doanh nghiệp khi tạo mẫu hóa đơn đặt in phải thể hiện đầy đủ, chính xác ký hiệu mẫu số hóa đơn (mẫu số) và ký hiệu hóa đơn theo đúng quy định pháp luật. Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện loại hóa đơn, số liên và thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn dùng để phân biệt các ký hiệu hóa đơn trong cùng một mẫu số hóa đơn.
• Việc thể hiện chữ "Mẫu" trên hóa đơn đặt in: Đối với các hóa đơn dùng làm mẫu để giới thiệu hoặc gửi cơ quan thuế khi làm thủ tục thông báo phát hành, doanh nghiệp phải in rõ chữ "Mẫu" hoặc "Hóa đơn mẫu" trên tờ hóa đơn. Việc này nhằm tránh việc nhầm lẫn giữa hóa đơn mẫu (không có giá trị thanh toán) và hóa đơn thực tế sử dụng để bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Sự thống nhất giữa hóa đơn thực tế và mẫu hóa đơn đã thông báo: Hóa đơn đặt in khi đưa vào sử dụng thực tế phải hoàn toàn trùng khớp về mặt hình thức, nội dung, kích thước và các chỉ tiêu bắt buộc so với mẫu hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Mọi sai lệch không đúng quy định đều có thể dẫn đến việc hóa đơn không được chấp nhận hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

Trách nhiệm của doanh nghiệp và cơ quan thuế liên quan

Để đảm bảo việc thực thi đồng bộ và đúng pháp luật, Công văn 352/TCT-CS cũng nhấn mạnh vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan:

• Đối với doanh nghiệp (người nộp thuế): Phải tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin đăng ký trên mẫu hóa đơn đặt in. Trước khi sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp bắt buộc phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn kèm theo hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng thời hạn quy định. Đồng thời, doanh nghiệp cần lựa chọn các nhà in có đủ điều kiện in hóa đơn theo quy định của pháp luật để đảm bảo chất lượng và tính pháp lý của hóa đơn.
• Đối với cơ quan thuế các cấp: Có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn của doanh nghiệp. Trong quá trình thanh tra, kiểm tra, nếu phát hiện doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in không đúng mẫu đã thông báo hoặc không tuân thủ các quy định về ký hiệu, mẫu số thì phải xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn.

Ý nghĩa pháp lý và thực tiễn của văn bản

Công văn 352/TCT-CS đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn hóa hoạt động in ấn và sử dụng hóa đơn giấy (hóa đơn đặt in) trong giai đoạn chuyển tiếp sang hóa đơn điện tử. Văn bản giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót pháp lý không đáng có khi thiết kế mẫu hóa đơn, đồng thời tạo cơ sở thống nhất cho các cơ quan thuế địa phương trong việc hướng dẫn và giám sát người nộp thuế thực hiện đúng quy định.