Tổng quan về Công văn 3500/CT-TTHT năm 2020

Công văn 3500/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng chính sách thuế đối với khoản chi phí tiền thuê nhà trả thay cho người lao động nước ngoài. Đây là một trong những nội dung thường gặp và dễ phát sinh sai sót khi quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) tại các đơn vị có sử dụng nhân sự nước ngoài.

Chính sách thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Theo hướng dẫn tại văn bản, để chi phí thuê nhà cho người lao động nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi phí tiền thuê nhà phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp bao gồm: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của đơn vị.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật đối với hoạt động thuê tài sản/thuê nhà.
• Trường hợp hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định.

Chính sách thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Đối với nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động nước ngoài nhận được lợi ích từ việc doanh nghiệp trả thay tiền thuê nhà, chính sách thuế được áp dụng như sau:

• Khoản tiền thuê nhà, tiền điện, tiền nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) do đơn vị sử dụng lao động trả thay cho người lao động sẽ tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động theo số thực tế chi trả thay.
• Tuy nhiên, mức tính vào thu nhập chịu thuế TNCN đối với khoản tiền thuê nhà trả thay này tối đa không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện nước và dịch vụ văn phòng kèm theo) tại đơn vị sử dụng lao động.
• Phần chi phí thuê nhà vượt quá ngưỡng 15% nêu trên sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi áp dụng

Để đảm bảo tính tuân thủ và tối ưu hóa chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần chú ý các điểm sau:

• Tính đồng bộ của hồ sơ: Doanh nghiệp cần rà soát kỹ các điều khoản trong hợp đồng lao động của nhân sự nước ngoài để đảm bảo ghi nhận rõ ràng nghĩa vụ chi trả tiền nhà của người sử dụng lao động.
• Phương pháp tính toán: Khi quyết toán thuế TNCN, kế toán cần thực hiện tách biệt phần thu nhập chịu thuế chưa có tiền nhà để làm căn cứ tính hạn mức 15% một cách chính xác nhất.
• Chứng từ đi kèm: Ngoài hóa đơn, doanh nghiệp nên lưu trữ thêm hợp đồng thuê nhà ký với chủ nhà (hoặc đơn vị môi giới) và các chứng từ nộp thuế thay cho chủ nhà (nếu có thỏa thuận doanh nghiệp chịu thuế thay chủ nhà).