Tổng quan về Công văn 3495/TCT-TNCN

Công văn 3495/TCT-TNCN do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng nhằm tháo gỡ khó khăn cho các tổ chức chi trả thu nhập và cá nhân nộp thuế trong trường hợp làm mất chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Văn bản này đưa ra các hướng dẫn cụ thể về quy trình xử lý, xác định trách nhiệm của các bên liên quan và thủ tục để cá nhân vẫn có thể thực hiện quyết toán thuế TNCN khi không còn bản gốc chứng từ.

Trách nhiệm của tổ chức chi trả thu nhập khi làm mất chứng từ

Khi xảy ra trường hợp mất chứng từ khấu trừ thuế TNCN (liên giao cho người nộp thuế), tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm thực hiện các bước sau:

• Báo cáo mất chứng từ: Tổ chức chi trả thu nhập phải thực hiện báo cáo việc mất, cháy, hỏng chứng từ khấu trừ thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng quy định pháp luật về quản lý ấn chỉ và hóa đơn, chứng từ.
• Lập biên bản ghi nhận sự việc: Phối hợp với cá nhân bị mất chứng từ để lập biên bản ghi nhận sự việc, trong đó nêu rõ lý do mất, số hiệu chứng từ, ký hiệu, và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của sự việc.
• Cung cấp bản sao chứng từ: Tổ chức chi trả thu nhập thực hiện chụp lại Liên 1 (liên lưu tại gốc) của chứng từ khấu trừ thuế bị mất, ký tên, đóng dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật trên bản chụp này để cung cấp cho người lao động.

Thủ tục quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân bị mất chứng từ

Để đảm bảo quyền lợi cho người nộp thuế khi thực hiện quyết toán thuế hoặc hoàn thuế TNCN, Công văn 3495/TCT-TNCN hướng dẫn giải pháp thay thế như sau:

• Sử dụng bản chụp xác nhận: Cá nhân nộp thuế được phép sử dụng bản chụp Liên 1 của chứng từ khấu trừ thuế TNCN (đã có chữ ký xác nhận và đóng dấu đỏ của tổ chức chi trả thu nhập) để làm chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ trong hồ sơ quyết toán thuế.
• Cam kết của người nộp thuế: Người nộp thuế phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin, số liệu kê khai trên hồ sơ quyết toán thuế dựa trên bản chụp chứng từ được cung cấp.

Trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế

Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ quyết toán thuế TNCN của cá nhân có sử dụng bản chụp chứng từ khấu trừ thuế có trách nhiệm:

• Đối chiếu dữ liệu hệ thống: Thực hiện kiểm tra, đối chiếu thông tin trên bản chụp chứng từ do người nộp thuế cung cấp với dữ liệu báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế do tổ chức chi trả thu nhập đã nộp cho cơ quan thuế.
• Xác minh thông tin: Trong trường hợp cần thiết, cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ sẽ liên hệ hoặc gửi yêu cầu xác minh đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức chi trả thu nhập để đảm bảo số thuế đã khấu trừ là hoàn toàn chính xác và đã được nộp vào ngân sách nhà nước trước khi giải quyết hoàn thuế hoặc bù trừ thuế cho cá nhân.