Tổng quan về Công văn 3492/CT-TTHT năm 2020

Công văn 3492/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng chính sách thuế đối với khoản chi phí nghỉ mát cho người lao động. Đây là một khoản chi mang tính chất phúc lợi tập thể phổ biến tại các doanh nghiệp, liên quan trực tiếp đến ba sắc thuế cốt lõi bao gồm: Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và Thuế giá trị gia tăng (GTGT). Văn bản đưa ra các tiêu chí phân loại và định mức cụ thể để doanh nghiệp áp dụng chính xác khi quyết toán thuế.

1. Quy định về Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với chi phí nghỉ mát

Theo hướng dẫn tại Công văn và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan về thuế TNDN, chi phí nghỉ mát cho người lao động được xác định là khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động. Để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần lưu ý các điều kiện sau:

• Giới hạn mức chi tối đa: Tổng số tiền chi có tính chất phúc lợi (bao gồm cả chi phí nghỉ mát, chi hiếu hỷ, chi hỗ trợ gia đình người lao động,...) thực tế phát sinh trong năm tính thuế không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Cách xác định 01 tháng lương bình quân: Được tính bằng tổng quỹ lương thực tế thực hiện trong năm chia cho 12 tháng. Quỹ lương thực tế thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán).
• Hồ sơ, chứng từ bắt buộc: Doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ bao gồm: Quyết định của Ban giám đốc về việc tổ chức nghỉ mát; Danh sách người lao động tham gia chuyến đi; Hợp đồng dịch vụ lữ hành, hóa đơn GTGT của các đơn vị cung cấp dịch vụ (khách sạn, nhà hàng, vận chuyển, lữ hành...); Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).

2. Quy định về Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản chi nghỉ mát

Chính sách thuế TNCN đối với chi phí nghỉ mát được phân chia rõ ràng dựa trên đối tượng thụ hưởng trực tiếp và khả năng định danh cá nhân nhận lợi ích:

• Trường hợp không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN: Nếu doanh nghiệp tổ chức chuyến nghỉ mát chung cho toàn thể người lao động (hoặc theo từng bộ phận tập thể), trong đó các khoản chi phí dịch vụ (như thuê xe, phòng khách sạn tập thể, ăn uống chung) được nhà cung cấp xuất hóa đơn tổng cho doanh nghiệp, không ghi rõ tên từng cá nhân thụ hưởng, thì khoản chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Trường hợp phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN: Nếu doanh nghiệp chi trả trực tiếp bằng tiền mặt cho người lao động tự đi nghỉ mát, hoặc trên hóa đơn, chứng từ thanh toán dịch vụ nghỉ mát ghi rõ tên từng cá nhân được thụ hưởng phần chi phí cụ thể, thì khoản tiền này phải được cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động đó để kê khai và nộp thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần.

3. Quy định về khấu trừ Thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào

Về nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đối với các khoản chi phúc lợi, Công văn hướng dẫn nhất quán với các quy định hiện hành:

• Điều kiện khấu trừ: Thuế GTGT đầu vào của các khoản chi phúc lợi (trong đó có chi phí nghỉ mát) phục vụ trực tiếp cho người lao động được khấu trừ toàn bộ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hóa đơn GTGT hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
• Mối liên hệ với thuế TNDN: Khoản chi phí nghỉ mát này phải nằm trong hạn mức được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN (tức là tổng chi phúc lợi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện) thì phần thuế GTGT tương ứng mới được chấp nhận khấu trừ đầu vào.

4. Khuyến nghị thực tế dành cho doanh nghiệp

Để tối ưu hóa chi phí và tránh rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:

• Xây dựng quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc thỏa ước lao động tập thể quy định rõ ràng về chế độ nghỉ mát hàng năm cho người lao động.
• Khi ký hợp đồng với các đơn vị lữ hành, cần yêu cầu xuất hóa đơn dịch vụ tổng thể cho doanh nghiệp, tránh việc tách nhỏ hóa đơn theo tên từng cá nhân để bảo đảm không phát sinh thuế TNCN cho người lao động.
• Kiểm soát chặt chẽ tổng quỹ chi phúc lợi trong năm để đảm bảo không vượt quá định mức 01 tháng lương bình quân theo quy định của Luật thuế TNDN.