Công văn 3481/CT-TTHT năm 2020 do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế về việc triển khai và áp dụng hóa đơn điện tử. Văn bản này tập trung làm rõ các quy định chuyển tiếp, lộ trình bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử và cách thức xử lý hóa đơn trong giai đoạn giao thời giữa các quy định cũ và mới.

Dưới đây là tổng hợp và phân tích chi tiết các nội dung cốt lõi của Công văn 3481/CT-TTHT:

- Lộ trình và đối tượng bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử

• Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh phải chủ động thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Thông tư số 68/2019/TT-BTC.
• Thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử được xác định cụ thể nhằm giúp các doanh nghiệp chủ động chuẩn bị cơ sở hạ tầng kỹ thuật, công nghệ thông tin và nhân lực để vận hành hệ thống mới một cách thông suốt.

- Quy định chuyển tiếp và xử lý hóa đơn cũ trong giai đoạn giao thời

• Trong thời gian từ ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực đến trước thời điểm bắt buộc áp dụng, trường hợp cơ quan thuế chưa thông báo doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp vẫn được phép sử dụng hóa đơn giấy tự in, đặt in hoặc hóa đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
• Đối với các doanh nghiệp đã nhận được thông báo chuyển đổi của cơ quan thuế nhưng chưa đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, doanh nghiệp được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP cùng với tờ khai thuế giá trị gia tăng.
• Nghiêm cấm việc sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử cho cùng một đơn hàng, dịch vụ nhằm tránh trục lợi thuế và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kế toán.

- Hướng dẫn về định dạng dữ liệu và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được ủy quyền.
• Định dạng dữ liệu hóa đơn điện tử bắt buộc phải tuân thủ chuẩn định dạng ngôn ngữ XML theo quy định của Tổng cục Thuế, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, không thể giả mạo và dễ dàng truy xuất, kiểm tra khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.
• Hóa đơn điện tử hợp lệ phải có đầy đủ các chỉ tiêu nội dung bắt buộc như: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, thông tin người bán, thông tin người mua, chữ ký số của người bán và người mua (nếu có).

- Trách nhiệm của doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương

• Doanh nghiệp có trách nhiệm tự rà soát hệ thống phần mềm kế toán, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo quá trình xuất hóa đơn không bị gián đoạn, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh và các Chi cục Thuế trực thuộc có nhiệm vụ tuyên truyền, hỗ trợ tối đa cho người nộp thuế trong việc tiếp cận công nghệ mới, giải đáp kịp thời các vướng mắc phát sinh trong quá trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử.

Tóm lại, Công văn 3481/CT-TTHT năm 2020 đóng vai trò là kim chỉ nam giúp các doanh nghiệp tại TP. Hồ Chí Minh thực hiện đúng lộ trình chuyển đổi số trong lĩnh vực thuế, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính - kế toán của đơn vị.