Kính gửi: Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thời gian qua, Bộ Tư pháp (Cục Công nghệ thông tin và Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực) nhận được công văn của Sở Tư pháp một số tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đề nghị cho ý kiến về việc triển khai phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch tại địa phương. Căn cứ Quyết định số 2173/QĐ-BTP ngày 11/12/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc”, sau khi thống nhất ý kiến với Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, để triển khai một cách đồng bộ, hiệu quả các nhiệm vụ đã được xác định tại Đề án nói trên, Cục Công nghệ thông tin trân trọng thông báo tới Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương một số nội dung liên quan như sau:

1. Về chủ trương triển khai Phần mềm đăng ký hộ tịch dùng chung và Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch tại các địa phương

Theo Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc” đã được Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt, Bộ chủ trương đến 2020 sẽ triển khai một Phần mềm hộ tịch dùng chung trên toàn quốc, nhằm quản lý tập trung, thống nhất tại Bộ Tư pháp toàn bộ dữ liệu đăng ký hộ tịch theo Luật Hộ tịch từ các địa phương. Từ đó sẽ cung cấp dữ liệu đầu vào cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư do Bộ Công an quản lý (theo Luật Căn cước công dân).

Tuy nhiên, để bảo đảm sự thành công của Đề án, Bộ xác định giai đoạn từ 2015 - 6/2017 là giai đoạn thí Điểm. Phạm vi và mức độ thí Điểm phụ thuộc vào khả năng bố trí nguồn kinh phí từ ngân sách Nhà nước.

Trên cơ sở đó, căn cứ Quyết định số 1147/QĐ-BTP ngày 30/5/2016 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp (sửa đổi, bổ sung Điều 1 của Quyết định số 1897/QĐ-BTP ngày 30/10/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp) về việc phê duyệt Dự án đầu tư “Thí Điểm thiết lập Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch”, dự kiến từ nay đến tháng 6 năm 2017, Bộ Tư pháp (Cục Công nghệ thông tin) sẽ triển khai thí Điểm đầy đủ Phần mềm đăng ký hộ tịch dùng chung và Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch tại 4 tỉnh/thành phố là Hải Phòng, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh và Nghệ An.

Riêng đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác mà chưa có phần mềm hộ tịch hoặc đã có nhưng không đáp ứng được các yêu cầu nêu tại Điểm 1.5 Mục II của Đề án, kể cả các địa phương đang dự kiến xây dựng mới, Cục Công nghệ thông tin đề nghị Sở Tư pháp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh cho dừng lại chờ phần mềm do Bộ triển khai (phần mềm được xây dựng bằng Ngân sách nhà nước tại Trung ương và trang bị miễn phí cho các địa phương). Việc đó vừa bảo đảm sự đồng bộ, thống nhất trong việc sử dụng một phần mềm dùng chung toàn quốc, vừa Tiết kiệm kinh phí xây dựng, tránh đầu tư dàn trải, gây lãng phí và có thể dẫn đến những rủi ro không lường trước được trong quá trình khai thác, sử dụng, nhất là việc tích hợp dữ liệu với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc để cung cấp thông tin đầu vào cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sau này.

2. Về cách thức triển khai Phần mềm dùng chung và Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch cho các địa phương không được triển khai thí Điểm

Do kinh phí triển khai Dự án Thí Điểm có hạn, nên đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương không được chọn triển khai tại Dự án Thí Điểm, Cục Công nghệ thông tin sẽ có kế hoạch để triển khai Phần mềm dùng chung và Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch cho các địa phương này trong giai đoạn từ năm 2018 đến hết năm 2019, sau khi đã triển khai thí Điểm thành công và Dự án khả thi Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc được phê duyệt (theo Mục II.2 của Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc”).

Tuy nhiên, trong giai đoạn triển khai Dự án Thí Điểm (2016-2017), căn cứ vào khả năng huy động bổ sung các nguồn vốn khác cho dự án và năng lực đáp ứng của Trung tâm dữ liệu điện tử Bộ Tư pháp, Cục Công nghệ thông tin sẽ tổ chức triển khai mở rộng cho các địa phương không được chọn triển khai tại Dự án Thí Điểm, nếu tỉnh, thành phố nào có nhu cầu và có thể tự bố trí được nguồn kinh phí để bảo đảm công tác tập huấn, hướng dẫn triển khai (hướng dẫn chi Tiết xin xem tại phần Phụ lục). Bên cạnh đó, để việc triển khai đạt hiệu quả, Sở Tư pháp cần tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh/thành phố bố trí nguồn kinh phí để thực hiện một số công việc sau đây:

“Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ đăng ký hộ tịch, bảo đảm nguồn nhân lực đáp ứng đủ tiêu chuẩn, năng lực làm công tác hộ tịch, nhất là năng lực ứng dụng công nghệ thông tin của đội ngũ công chức làm công tác tại Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã trên toàn tỉnh, thành phố;

- Trang cấp đầy đủ máy tính có kết nối mạng Internet cho các công chức làm công tác hộ tịch tại Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã trên toàn tỉnh, thành phố;

- Tạo lập dữ liệu hộ tịch điện tử tại địa phương.

3. Một số lưu ý đối với các địa phương tiếp tục sử dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch hiện có

Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương mà hiện nay đang tiếp tục sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch hiện có (do các đơn vị, công ty khác nhau cung cấp), thì đề nghị Sở Tư pháp tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh lưu ý, quán triệt đối với tất cả các đối tác xây dựng/cung cấp phần mềm: phải cam kết và tiến hành chỉnh sửa ngay phần mềm hiện có để đáp ứng đúng các yêu cầu nêu tại Điểm 1.5 Mục II của Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc”, trong đó đặc biệt lưu ý một số yêu cầu sau đây:

(1) Phần mềm phải tích hợp được với Phân hệ đăng ký khai sinh và cấp Số định danh cá nhân do Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp đang triển khai;

(2) Có khả năng kết nối để kịp thời cung cấp dữ liệu hộ tịch cho Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp nhằm phục vụ xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc theo quy định;

(3) Phải chuẩn hóa theo Bộ dữ liệu danh Mục dùng chung (về dân tộc, quốc tịch, địa danh hành chính...) theo quy định tại Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc thông điệp dữ liệu công dân sau khi được Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành;

(4) Có khả năng tích hợp dữ liệu với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc của Bộ để phục vụ yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch mà không phụ thuộc vào nơi đăng ký hoặc nơi cư trú theo Điều 63 của Luật Hộ tịch (theo đó, cho phép cá nhân đã đăng ký hộ tịch được yêu cầu cấp bản sao trích lục đăng ký hộ tịch tại bất kỳ cơ quan quản lý hộ tịch nào);

(5) Khả năng làm chủ (không phụ thuộc vào đối tác xây dựng/cung cấp phần mềm) của địa phương đối với cơ sở dữ liệu hộ tịch đã được tạo lập;

(6) Mức độ cam kết và khả năng đáp ứng của đối tác xây dựng/cung cấp phần mềm trong việc nâng cấp, Điều chỉnh phần mềm khi có sự thay đổi của các quy định pháp luật làm ảnh hưởng đến trình tự, thủ tục và biểu mẫu hộ tịch kể cả việc đăng ký hộ tịch điện tử trực tuyến.

Trên đây là ý kiến của Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp về việc triển khai phần mềm hộ tịch tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Trong quá trình triển khai, nếu địa phương nào có vướng mắc, đề nghị Sở Tư pháp liên hệ với Cục Công nghệ thông tin để được hướng dẫn, giải đáp./.

PHỤ LỤC

HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC TẬP HUẤN SỬ DỤNG, TRIỂN KHAI PHẦN MỀM ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH DÙNG CHUNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỘ TỊCH CỦA BỘ TƯ PHÁP
(Kèm theo Công văn số 345/CNTT-HTTT&CSDL ngày 27/6/2016 của Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp)

1. Phạm vi áp dụng

Các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương không được tham gia Dự án Thí Điểm mà có nhu cầu triển khai sớm Phần mềm dùng chung và Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp.

2. Đối tượng tham gia

Việc tập huấn, hướng dẫn sử dụng Phần mềm đăng ký hộ tịch dùng chung và Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp sẽ được triển khai cho đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch của cả 3 cấp chính quyền trên toàn tỉnh, thành phố (tại cấp tỉnh là công chức của Sở Tư pháp, cấp huyện là công chức của Phòng Tư pháp và cấp xã là công chứng tư pháp - hộ tịch).

3. Cơ sở vật chất phục vụ tập huấn

a) Bộ Tư pháp sẽ cung cấp miễn phí phần mềm và cử giảng viên có đủ trình độ, năng lực về địa phương để tập huấn, hướng dẫn sử dụng và triển khai.

b) Địa phương chủ động triệu tập, phân lớp học cho các học viên tham gia tập huấn và bố trí như sau:

- Phòng học: Để việc đào tạo được hiệu quả, địa phương chỉ nên bố trí tối đa 40 học viên/01 lớp học; học viên cấp xã có thể học chung với học viên cấp huyện và cấp tỉnh. Mỗi lớp học sẽ tổ chức trong một ngày (01 buổi lý thuyết và 01 buổi thực hành).

- Lắp đặt máy tính có kết nối mạng Internet: Bố trí riêng mỗi học viên 01 máy tính.

- In tài liệu phục vụ tập huấn: Tài liệu sẽ do Bộ biên soạn và gửi cho địa phương; địa phương in để phát cho học viên khi tổ chức tập huấn.

- Chi phí ăn ở, đi lại cho giảng viên của Bộ và chế độ cho các học viên tham gia tập huấn./.