Để tạo điều kiện cho cơ quan Bưu điện chủ động trong việc chuẩn bị tiền mặt chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng cho người hưởng, giảm bớt thời gian chuyển tiền qua cấp huyện, Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam hướng dẫn quy trình cấp kinh phí chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng như sau:

1. Thực hiện chuyển tiền chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng

a) Hàng tháng, BHXH Việt Nam chuyển kinh phí cho BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi tắt là BHXH tỉnh).

b) BHXH tỉnh chuyển kinh phí cho Bưu điện tỉnh để chuyển Bưu điện huyện thực hiện chi trả.

c) Bưu điện tỉnh thông báo số tài khoản tiền gửi, ngân hàng nơi mở tài khoản (không bắt buộc cơ quan bưu điện phải mở tài khoản tiền gửi tại hệ thống ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam) cho BHXH tỉnh để chuyển kinh phí chi trả cho người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng. Yêu cầu Bưu điện tỉnh lựa chọn ngân hàng có đủ năng lực về tài chính, cam kết hàng tháng đảm bảo đáp ứng đủ lượng tiền mặt và cơ cấu các mệnh giá tiền mặt phù hợp để chi trả kịp thời cho người hưởng.

2. Quy trình cấp kinh phí và thanh quyết toán

2.1. Quy trình cấp kinh phí

a) BHXH Việt Nam: Căn cứ dự toán, số tiền chi trả tháng trước (tại mẫu số 4a-CBH, 4b-CBH), chuyển kinh phí chi các chế độ BHXH cho BHXH tỉnh. (Các mẫu biểu trong Công văn này được quy định tại Quyết định số 488/QĐ-BHXH ngày 23/5/2012 của BHXH Việt Nam ban hành Quy định quản lý chi trả các chế độ BHXH và Thông tư số 178/2012/TT-BTC ngày 23/10/2012 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn kế toán áp dụng cho BHXH Việt Nam).

b) BHXH tỉnh

- Phòng Chế độ BHXH: Căn cứ biểu Tổng hợp danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng (mẫu số 2-CBH) của từng huyện, lập 03 bản Tổng hợp kinh phí chi trả các chế độ BHXH hàng tháng (mẫu số 2a-CBH đính kèm) của toàn tỉnh chuyển:

+ Phòng Kế hoạch tài chính 01 bản để chuyển kinh phí cho Bưu điện tỉnh.

+ Bưu điện tỉnh 01 bản cùng với 01 bản mẫu số 2-CBH của từng huyện.

+ Lưu 01 bản.

- Phòng Kế hoạch tài chính:

+ Căn cứ biểu Tổng hợp kinh phí chi trả các chế độ BHXH hàng tháng (mẫu số 2a-CBH), Giấy đề nghị tạm ứng chi trả lương hưu và trợ cấp bảo hiểm (mẫu C73-HD) của Bưu điện tỉnh gửi để chuyển kinh phí cho Bưu điện tỉnh vào tài khoản tiền gửi trước thời gian chi trả 03 ngày.

+ Thông báo bằng văn bản cho Bưu điện tỉnh và BHXH huyện biết về số tiền đã chuyển cho Bưu điện tỉnh (theo mẫu đính kèm).

c) Bưu điện tỉnh:

- Căn cứ biểu Tổng hợp kinh phí chi trả các chế độ BHXH hàng tháng (mẫu số 2a-CBH) do BHXH tỉnh gửi đến, lập Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu C73-HD) gửi BHXH tỉnh để chuyển kinh phí. Khi nhận được tiền, Bưu điện tỉnh thông báo bằng văn bản cho BHXH tỉnh biết.

- Căn cứ biểu Tổng hợp danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng (mẫu số 2-CBH) của từng huyện do BHXH tỉnh gửi sang, chuyển tiền cho Bưu điện huyện kịp thời để tổ chức chi trả cho người hưởng đầy đủ, đúng lịch chi trả.

2.2. Quy trình thanh quyết toán

a) Bưu điện huyện:

- Căn cứ Danh sách chi trả đã có ký nhận của người hưởng (mẫu số C72a- HD, C72b-HD, C72c-HD), Danh sách lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng của người đang chịu trách nhiệm thi hành án dân sự (mẫu số 32-CBH), Danh sách người hưởng trợ cấp một lần khi nghỉ hưu (mẫu số 37-CBH), lập 03 bản Bảng thanh toán chi trả lương hưu và trợ cấp bảo hiểm xã hội (mẫu 74-HD) gửi BHXH huyện để xác nhận, sau đó gửi: BHXH huyện 01 bản, Bưu điện tỉnh 01 bản, lưu 01 bản.

- Chuyển BHXH huyện: Danh sách (mẫu số C72a-HD hoặc C72b-HD, C72c-HD, 32-CBH, 37-CBH) đã có chữ ký của người lĩnh tiền và Bảng thanh toán chi trả lương hưu và trợ cấp bảo hiểm xã hội (mẫu 74-HD).

- Chuyển Bưu điện tỉnh: Bảng thanh toán chi trả lương hưu và trợ cấp bảo hiểm xã hội (mẫu 74-HD) và số tiền đã tạm ứng nhưng chưa chi hết.

b) Bưu điện tỉnh: Căn cứ C74-HD của Bưu điện huyện, số tiền chưa chi hết do Bưu điện huyện nộp về, lập 02 bản C74-HD của toàn tỉnh; chuyển BHXH tỉnh 01 bản C74-HD và số tiền chưa chi hết của toàn tỉnh, thanh quyết toán với BHXH tỉnh.

c) BHXH huyện: Căn cứ Danh sách chi trả và C74-HD do Bưu điện huyện nộp, kiểm tra, xác nhận vào 03 bản C74-HD cho Bưu điện huyện; lập các biểu báo cáo (4a-CBH, 4b-CBH, 75-HD), vào sổ kế toán số tiền đã chi trả, hạch toán kế toán.

d) BHXH tỉnh: Căn cứ C74-HD do Bưu điện tỉnh nộp, đối chiếu với báo cáo tháng của các huyện, tổng hợp báo cáo (4a-CBH, 4b-CBH, 76-HD) toàn tỉnh, vào sổ kế toán, hạch toán kế toán theo quy định.

2.3. Về phương thức thanh toán phí dịch vụ chi trả cho cơ quan bưu điện thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 1813/BHXH-BC ngày 22/5/2013 của BHXH Việt Nam về việc hướng dẫn thực hiện chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng qua hệ thống bưu điện.

2.4. Về luân chuyển Danh sách chi trả và các mẫu biểu giữa BHXH tỉnh, BHXH huyện và cơ quan Bưu điện thực hiện theo quy định tại Quyết định số 488/QĐ-BHXH và Công văn số 1813/BHXH-BC.

3. Hạch toán kế toán

a) BHXH tỉnh:

- Khi cấp kinh phí cho Bưu điện tỉnh ghi:

Nợ TK 343

Có TK 112

- Khi tổng hợp quyết toán số tiền cơ quan bưu điện đã chi do Bưu điện tỉnh quyết toán (đối chiếu với báo cáo của BHXH huyện) ghi:

Nợ TK 664, 671,672, 674

Có TK 343

- Khi nhận số tiền chưa chi hết do Bưu điện tỉnh nộp lại ghi:

Nợ TK 112

Có TK 343

b) BHXH huyện:

- Khi quyết toán số tiền Bưu điện huyện đã chi ghi:

Nợ TK 664, 671,672, 674

Có TK 354

- Khi nhận được thông báo duyệt quyết toán của BHXH tỉnh ghi:

Nợ TK 354

Có TK 664, 671, 672, 674

4. Tổ chức thực hiện

a) BHXH tỉnh

- Hướng dẫn BHXH huyện quy trình cấp kinh phí và quy trình thanh quyết toán trên.

- Phối hợp với Bưu điện tỉnh bổ sung Hợp đồng dịch vụ quản lý người hưởng và chi trả các chế độ BHXH hàng tháng qua hệ thống bưu điện giữa BHXH tỉnh với Bưu điện tỉnh về quy trình chuyển tiền từ BHXH tỉnh cho Bưu điện tỉnh.

b) Bưu điện tỉnh

Thông báo số hiệu tài khoản tiền gửi, ngân hàng mở tài khoản, chủ tài khoản bằng văn bản cho BHXH tỉnh.

c) Thực hiện quy trình cấp kinh phí và thanh quyết toán kinh phí chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng theo hướng dẫn trên từ tháng 10/2014; bỏ Điểm b, c, Khoản 2, Phần III Công văn số 1813/BHXH-BC.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc BHXH các tỉnh báo cáo BHXH Việt Nam xem xét, giải quyết./.

TỔNG HỢP KINH PHÍ CHI TRẢ CÁC CHẾ ĐỘ BHXH HÀNG THÁNG

Tháng …….. năm ………..

Ghi chú:

- Lập chung cho cả 2 nguồn NSNN và nguồn quỹ BHXH

- Chỉ tổng hợp số tiền chi bằng tiền mặt để chuyển kinh phí cho cơ quan Bưu điện, không lập số tiền chi qua thẻ ATM

THÔNG BÁO

CHUYỂN KINH PHÍ CHI TRẢ CÁC CHẾ ĐỘ BHXH HÀNG THÁNG

Kính gửi:……………………………………………..

Căn cứ Hợp đồng dịch vụ quản lý người hưởng và chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội hàng tháng qua hệ thống bưu điện giữa Bảo hiểm xã hội tỉnh với Bưu điện tỉnh số …… ngày ... tháng ... năm ...;

Căn cứ Ủy nhiệm chi chuyển tiền số ….. ngày ... tháng ... năm …..;

Bảo hiểm xã hội tỉnh .... thông báo đã chuyển kinh phí chi trả các chế độ BHXH hàng tháng cho Bưu điện tỉnh ... (hoặc Bảo hiểm xã hội huyện …..);

- Kinh phí chi trả tháng …… năm ……………

- Số tiền đã chuyển: ………………………….

- Ngày chuyển: ……………………………….

Khi nhận được tiền, yêu cầu Bưu điện tỉnh có thông báo bằng văn bản cho Bảo hiểm xã hội tỉnh biết./.