Tóm tắt Công văn 3405/CT-CS về hóa đơn điện tử do Cục Thuế ban hành

Công văn 3405/CT-CS là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Thuế nhằm giải đáp các vướng mắc và hướng dẫn thực hiện các quy định về hóa đơn điện tử cho người nộp thuế. Nội dung hướng dẫn của Công văn tập trung vào việc tuân thủ các quy định hiện hành về quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hàng hóa, dịch vụ

Theo hướng dẫn từ cơ quan Thuế, thời điểm lập hóa đơn điện tử phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định pháp luật nhằm đảm bảo tính ghi nhận doanh thu đúng kỳ tính thuế:

• Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định).

Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Công văn hướng dẫn chi tiết các bước xử lý đối với từng trường hợp sai sót trên hóa đơn điện tử đã gửi cho cơ quan thuế hoặc người mua:

• Trường hợp người bán tự phát hiện sai sót nhưng chưa gửi cho người mua: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT và lập hóa đơn điện tử mới thay thế, gửi cơ quan thuế để cấp mã mới (đối với hóa đơn có mã).
• Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và nộp Mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn mới.
• Trường hợp sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc quy cách hàng hóa: Người bán và người mua tự thỏa thuận để lựa chọn một trong hai phương thức xử lý: lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn có sai sót.

Quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ sở kinh doanh trực tiếp đến người tiêu dùng, cơ quan Thuế hướng dẫn triển khai và áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế:

• Đối tượng áp dụng: Các doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (như trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ, dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vui chơi giải trí).
• Giá trị pháp lý: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế được xác định là hóa đơn hợp pháp, được dùng để làm căn cứ tính thuế và khấu trừ thuế theo quy định.

Trách nhiệm tuân thủ của người nộp thuế

Để đảm bảo tính minh bạch và tránh các rủi ro pháp lý về thuế, người nộp thuế cần lưu ý thực hiện các nghĩa vụ sau:

• Thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng biểu mẫu quy định và chỉ sử dụng sau khi nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Lưu trữ và bảo quản dữ liệu hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật theo đúng thời hạn quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử.
• Chủ động rà soát, đối chiếu dữ liệu hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để kịp thời phát hiện, điều chỉnh các sai lệch phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh.