Tóm tắt Công văn 32969/CTHN-TTHT năm 2024 về thuế thu nhập cá nhân đối với khoản công tác phí của người lao động

Công văn 32969/CTHN-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hà Nội ban hành năm 2024 hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản chi công tác phí cho người lao động. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp và người lao động xác định rõ các khoản chi phí được miễn thuế và các khoản phải tính vào thu nhập chịu thuế.

Quy định về việc xác định thu nhập chịu thuế TNCN đối với công tác phí

Theo hướng dẫn của Cục Thuế Thành phố Hà Nội, việc xác định khoản công tác phí có tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động hay không được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

• Khoản chi công tác phí không tính vào thu nhập chịu thuế: Các khoản chi thanh toán tiền vé máy bay, tiền lưu trú (khách sạn, nhà nghỉ), tiền đi lại và các khoản phụ cấp đi đường được thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp phải xây dựng quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ rõ ràng, trong đó quy định cụ thể về định mức chi công tác phí (mức chi tối đa cho từng chức danh, địa điểm công tác). Đồng thời, các khoản chi này phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Xử lý đối với khoản chi vượt định mức: Trường hợp doanh nghiệp chi công tác phí cho người lao động cao hơn mức quy định tại quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của đơn vị, thì phần chi vượt định mức này phải được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động để kê khai và nộp thuế theo quy định.

Hồ sơ, chứng từ làm căn cứ chứng minh khoản công tác phí hợp lệ

Để các khoản công tác phí không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ các hồ sơ, chứng từ sau:

• Quyết định cử đi công tác do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký duyệt, trong đó nêu rõ thông tin người đi, địa điểm, thời gian và mục đích chuyến công tác.
• Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp có quy định cụ thể về định mức và chế độ thanh toán công tác phí.
• Các hóa đơn, chứng từ hợp pháp liên quan đến chuyến đi như: vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn tiền phòng khách sạn, hóa đơn ăn uống (nếu có quy định thanh toán thực tế).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) để đảm bảo tính hợp lệ theo quy định của pháp luật về thuế.

Lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp và người lao động

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại hệ thống quy chế nội bộ để đảm bảo các quy định về công tác phí được rõ ràng, minh bạch và phù hợp với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi cho người lao động tránh bị tính trùng thuế TNCN mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).