Tóm tắt Công văn 3174/CT-TTHT năm 2015 về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Công văn 3174/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh thực hiện đúng quy định về việc lập hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Nội dung hướng dẫn tập trung vào các nguyên tắc cốt lõi về ngôn ngữ, đồng tiền thể hiện trên hóa đơn và các tiêu thức bắt buộc khác theo quy định pháp luật thuế.

Quy định về chữ viết và ngôn ngữ hiển thị trên hóa đơn

Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng ngôn ngữ khi lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ như sau:

• Chữ viết hiển thị trên hóa đơn bắt buộc phải là tiếng Việt có dấu để đảm bảo tính pháp lý và phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế.
• Trong trường hợp cần thiết phải ghi thêm chữ nước ngoài để phục vụ giao dịch với đối tác quốc tế, chữ nước ngoài phải được đặt trong ngoặc đơn () ngay bên phải chữ tiếng Việt hoặc được ghi ngay dưới dòng chữ tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
• Việc thể hiện ngôn ngữ phải đảm bảo tính liên tục, rõ ràng, không tẩy xóa và không làm sai lệch nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Quy định về đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

Về đồng tiền ghi trên hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, công văn nhấn mạnh các nguyên tắc sau:

• Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là "đ" hoặc "VND").
• Trường hợp người bán được phép bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật về quản lý ngoại hối, tổng số tiền thanh toán được thể hiện bằng nguyên tệ, đồng thời người bán phải ghi rõ tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn để quy đổi ra đồng Việt Nam.
• Các trường hợp không được phép giao dịch bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về quản lý ngoại hối thì bắt buộc phải sử dụng đồng Việt Nam làm đồng tiền ghi trên hóa đơn.

Nguyên tắc lập và quản lý hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ

Bên cạnh các quy định về chữ viết và đồng tiền, công văn cũng nhắc nhở các đơn vị kinh doanh tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc lập hóa đơn:

• Hóa đơn phải được lập ngay khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, hoàn thành dịch vụ hoặc tại thời điểm thu tiền (đối với một số trường hợp đặc thù), không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Nội dung trên hóa đơn phải thống nhất giữa các liên, phản ánh đúng bản chất kinh tế của giao dịch, đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có).
• Doanh nghiệp cần chủ động tự kiểm tra, rà soát hệ thống phần mềm in hóa đơn hoặc hóa đơn điện tử để đảm bảo các tiêu thức thiết lập hoàn toàn tương thích với hướng dẫn tại văn bản này và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan.

Lưu ý: Nội dung tóm tắt trên đây được tổng hợp dựa trên các quy định pháp luật thuế và hướng dẫn thực tế của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh tại thời điểm ban hành Công văn 3174/CT-TTHT nhằm hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế.