Tổng quan về Công văn 3142/CTTPHCM-TTHT năm 2022

Công văn 3142/CTTPHCM-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (thanh toán qua ngân hàng). Đây là cơ sở pháp lý để các doanh nghiệp xác định tính hợp lệ của chứng từ khi thực hiện kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

1. Nguyên tắc chung về chứng từ thanh toán qua ngân hàng

Theo quy định pháp luật về thuế hiện hành và hướng dẫn tại Công văn, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Các nội dung cốt lõi bao gồm:

• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng được hiểu là có chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.
• Tài khoản của bên mua và tài khoản của bên bán phải là tài khoản hợp pháp, được đăng ký hoặc thông báo với cơ quan quản lý theo đúng quy định pháp luật tại thời điểm giao dịch.
• Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác bao gồm bù trừ công nợ, thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba phải được quy định rõ ràng trong hợp đồng bằng văn bản, có đầy đủ biên bản đối chiếu công nợ và chứng từ chuyển khoản hợp lệ kèm theo.

2. Hướng dẫn thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc tài khoản của cá nhân được ủy quyền

Một trong những nội dung trọng tâm được làm rõ trong Công văn 3142/CTTPHCM-TTHT là trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân (là người lao động của doanh nghiệp) thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ bằng thẻ cá nhân hoặc tài khoản cá nhân, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho cá nhân. Để phương thức này được chấp nhận là thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện chặt chẽ sau:

• Quy chế tài chính rõ ràng: Doanh nghiệp phải có quy chế tài chính hoặc quyết định ủy quyền bằng văn bản nêu rõ việc cho phép cá nhân sử dụng thẻ hoặc tài khoản cá nhân để thanh toán cho các hoạt động mua sắm hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hóa đơn hợp lệ: Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ phải mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp mua hàng, không được xuất hóa đơn dưới tên cá nhân được ủy quyền.
• Chứng từ chuyển tiền hai chiều đầy đủ: Phải có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản, thẻ của cá nhân được ủy quyền sang tài khoản của nhà cung cấp (bên bán). Đồng thời, phải có chứng từ chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp hoàn trả lại tiền vào tài khoản của cá nhân được ủy quyền.
• Tính đồng bộ của hồ sơ: Toàn bộ quy trình từ khâu ủy quyền, hóa đơn mua hàng, chứng từ thanh toán của cá nhân cho người bán và chứng từ hoàn trả của doanh nghiệp cho cá nhân phải khớp đúng về mặt số liệu, thời gian và nội dung giao dịch.

3. Các trường hợp không được thừa nhận là thanh toán qua ngân hàng

Công văn cũng lưu ý các trường hợp doanh nghiệp cần tránh để không bị loại chi phí và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào:

• Sử dụng tiền mặt để nộp trực tiếp vào tài khoản của bên bán tại ngân hàng. Giao dịch này không được coi là thanh toán qua ngân hàng vì không thể hiện dòng tiền đi từ tài khoản của bên mua.
• Chứng từ thanh toán không thể hiện rõ tài khoản nguồn (tài khoản chuyển đi) thuộc sở hữu của bên mua hoặc tài khoản đích (tài khoản nhận) thuộc sở hữu của bên bán được nêu trên hóa đơn hoặc hợp đồng.
• Các hình thức thanh toán bù trừ công nợ hoặc thanh toán qua bên thứ ba nhưng không được quy định cụ thể trong điều khoản của hợp đồng kinh tế hoặc phụ lục hợp đồng kèm theo.

4. Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn pháp lý về thuế, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Rà soát lại toàn bộ hệ thống tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp và của các nhà cung cấp để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong các giao dịch chuyển tiền.
• Xây dựng và ban hành quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế tài chính quy định chi tiết về hạn mức, quy trình ủy quyền thanh toán qua thẻ cá nhân đối với các khoản chi phí đặc thù (như vé máy bay, công tác phí, tiếp khách, quảng cáo trực tuyến).
• Lưu trữ hồ sơ chứng từ một cách khoa học, đảm bảo tính liên kết chặt chẽ giữa hợp đồng, hóa đơn, phiếu đề nghị thanh toán, chứng từ chuyển tiền của cá nhân và chứng từ hoàn trả của doanh nghiệp để sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra.