Công văn 3086/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với các khoản chi hộ, thu hộ giữa các doanh nghiệp. Đây là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên trong hoạt động kinh doanh nhưng dễ gặp sai sót trong quá trình kê khai thuế và hạch toán chi phí.

Nguyên tắc lập hóa đơn, chứng từ đối với khoản chi hộ

Văn bản hướng dẫn chi tiết hai trường hợp cụ thể khi doanh nghiệp thực hiện chi hộ khách hàng hoặc đối tác:

• Trường hợp hóa đơn mang tên khách hàng (đơn vị được chi hộ): Khi doanh nghiệp thanh toán hộ các khoản chi phí mà nhà cung cấp xuất hóa đơn trực tiếp ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị được chi hộ. Lúc này, doanh nghiệp chi hộ chỉ đóng vai trò trung gian thanh toán. Khi thu lại tiền chi hộ, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn GTGT mà chỉ lập chứng từ thu tiền theo quy định. Đơn vị được chi hộ căn cứ vào hóa đơn gốc mang tên mình để kê khai thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Trường hợp hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ: Nếu các hóa đơn, chứng từ chi phí liên quan lại ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của chính doanh nghiệp chi hộ. Khi thu lại khoản tiền này từ phía khách hàng (đơn vị được chi hộ), doanh nghiệp chi hộ phải lập hóa đơn GTGT xuất trả cho khách hàng. Thuế suất thuế GTGT trên hóa đơn xuất trả phải áp dụng tương ứng theo thuế suất của hàng hóa, dịch vụ chi hộ đó.

Điều kiện để ghi nhận chi phí và kê khai thuế

Để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của các khoản chi hộ, thu hộ, các bên cần lưu ý các điều kiện sau:

• Phải có văn bản thỏa thuận, hợp đồng hoặc ủy quyền rõ ràng giữa hai bên về việc chi hộ, thu hộ trước khi giao dịch phát sinh.
• Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật về thuế đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
• Doanh nghiệp chi hộ không được tự ý kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mang tên mình nhưng thực chất là chi hộ cho đơn vị khác (trừ trường hợp đã xuất hóa đơn trả lại và kê khai đầu ra tương ứng).

Ý nghĩa thực tiễn của văn bản đối với doanh nghiệp

Công văn 3086/CT-TTHT giúp các doanh nghiệp thống nhất phương án xử lý hóa đơn đối với các khoản chi hộ. Việc áp dụng đúng hướng dẫn tại công văn này giúp doanh nghiệp:

• Tránh rủi ro bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra quyết toán thuế.
• Hạn chế việc xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn do lập hóa đơn không đúng thời điểm hoặc không đúng đối tượng.
• Đảm bảo dòng tiền và quyền lợi khấu trừ thuế GTGT đầu vào hợp pháp của cả bên chi hộ và bên được chi hộ.