Giới thiệu về Công văn 3072/CT-TTHT năm 2015

Công văn 3072/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến thủ tục lập hóa đơn, chứng từ và kê khai thuế đối với trường hợp hàng hóa đã bán nhưng bị người mua trả lại. Văn bản này căn cứ trực tiếp vào các quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính để hướng dẫn chi tiết cho từng đối tượng người mua cụ thể.

- Quy định đối với người mua là tổ chức, cá nhân kinh doanh (có hóa đơn)

Khi người mua là tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định, nếu trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng hoặc các thỏa thuận khác, thủ tục bắt buộc phải thực hiện bao gồm:

• Lập biên bản thỏa thuận trả hàng: Hai bên mua và bán phải lập biên bản ghi rõ lý do trả lại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại chưa có thuế giá trị gia tăng (GTGT), tiền thuế GTGT, ký tên và đóng dấu xác nhận của đại diện pháp luật hai bên.
• Xuất hóa đơn trả lại hàng: Người mua phải lập hóa đơn trả lại hàng hóa cho người bán. Trên hóa đơn phải ghi rõ nội dung: "Hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng..." và ghi rõ ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày tháng của hóa đơn mua hàng trước đó.
• Kê khai điều chỉnh thuế GTGT: Căn cứ vào hóa đơn trả lại hàng hóa, người bán thực hiện kê khai giảm doanh thu bán hàng và giảm thuế GTGT đầu ra; người mua thực hiện kê khai giảm tài sản, chi phí và giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tương ứng tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn trả lại hàng.

- Quy định đối với người mua là cá nhân không kinh doanh (không có hóa đơn)

Trường hợp người mua là cá nhân tiêu dùng, không có hóa đơn để xuất trả lại cho người bán, quy trình xử lý chứng từ được thực hiện nghiêm ngặt như sau:

• Lập biên bản thu hồi hóa đơn hoặc biên bản trả hàng: Người bán và người mua phải lập biên bản ghi rõ lý do trả lại hàng, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá đã có thuế GTGT hoặc chưa có thuế GTGT. Biên bản này phải có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên và số chứng minh nhân dân (hoặc căn cước công dân) của người mua.
• Thu hồi hóa đơn đã lập: Người bán thực hiện thu hồi liên 2 của hóa đơn đã giao cho người mua (trong trường hợp trả lại toàn bộ hàng hóa). Nếu chỉ trả lại một phần hàng hóa, người bán lập biên bản điều chỉnh và ký nhận giữa hai bên, đồng thời lưu giữ hóa đơn gốc để làm căn cứ.
• Chứng từ nhập kho: Người bán phải lập phiếu nhập kho đối với số hàng hóa bị trả lại để làm căn cứ hạch toán kế toán và điều chỉnh giảm doanh thu, giảm thuế GTGT đầu ra đã kê khai trước đó.

- Nguyên tắc kê khai và điều chỉnh thuế GTGT

Việc kê khai điều chỉnh thuế đối với hàng bán bị trả lại phải tuân thủ các nguyên tắc pháp lý sau:

• Thời điểm kê khai điều chỉnh: Việc kê khai điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT được thực hiện tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn trả lại hàng (đối với người mua có hóa đơn) hoặc kỳ tính thuế lập biên bản trả hàng và thu hồi hóa đơn (đối với người mua là cá nhân). Doanh nghiệp không thực hiện kê khai bổ sung vào kỳ tính thuế đã lập hóa đơn ban đầu.
• Hồ sơ chứng minh khi thanh tra thuế: Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ gồm: Hợp đồng mua bán ban đầu, biên bản trả hàng, hóa đơn trả hàng (hoặc hóa đơn thu hồi), phiếu nhập kho hàng trả lại và chứng từ thanh toán (nếu có) để xuất trình khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.

- Ý nghĩa pháp lý và lưu ý cho doanh nghiệp

Công văn 3072/CT-TTHT giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình xử lý hàng bán bị trả lại, hạn chế tối đa các rủi ro bị cơ quan thuế xuất toán chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc bác bỏ việc điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu ra. Doanh nghiệp cần lưu ý kiểm tra kỹ thông tin trên biên bản trả hàng và hóa đơn trả hàng để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ.