Tóm tắt Công văn 2906/TCT-DNL năm 2017 về chứng từ chi đối với chương trình khuyến mại liên kết

Công văn 2906/TCT-DNL do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế và hệ thống chứng từ đối với các chương trình khuyến mại liên kết giữa các doanh nghiệp. Đây là văn bản pháp lý quan trọng giúp các doanh nghiệp xác định rõ điều kiện, hồ sơ chứng từ hợp lệ để tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thực hiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào đối với các hoạt động hợp tác quảng bá, khuyến mại chung.

Nguyên tắc xác định chi phí đối với chương trình khuyến mại liên kết

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, khi các doanh nghiệp phối hợp thực hiện chương trình khuyến mại liên kết, chi phí phát sinh phải được phân bổ và hạch toán dựa trên các nguyên tắc cốt lõi sau:

• Tính phù hợp với hoạt động kinh doanh: Chi phí phát sinh từ chương trình khuyến mại liên kết phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của các bên tham gia nhằm mục đích thúc đẩy doanh số, quảng bá thương hiệu hoặc chăm sóc khách hàng.
• Phân bổ theo thỏa thuận hợp pháp: Tỷ lệ phân bổ chi phí giữa các bên phải được quy định rõ ràng trong hợp đồng hoặc thỏa thuận hợp tác liên kết, đảm bảo tính khách quan và tương ứng với lợi ích mà mỗi bên nhận được từ chương trình.
• Tuân thủ pháp luật thương mại: Chương trình khuyến mại liên kết phải được đăng ký hoặc thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền (Bộ Công Thương hoặc Sở Công Thương) theo đúng quy định của Luật Thương mại.

Hệ thống hồ sơ, chứng từ làm căn cứ tính vào chi phí được trừ

Để các khoản chi phí thuộc chương trình khuyến mại liên kết được chấp nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ, chứng từ bao gồm:

• Hợp đồng hoặc thỏa thuận liên kết khuyến mại: Văn bản ký kết giữa các bên tham gia, trong đó thể hiện rõ tên chương trình, hình thức khuyến mại, thời gian, địa bàn thực hiện, cơ cấu giải thưởng, trách nhiệm của từng bên, tỷ lệ đóng góp chi phí và phương thức phân bổ chi phí khuyến mại.
• Văn bản xác nhận của cơ quan quản lý thương mại: Bản sao văn bản xác nhận hoặc thông báo tiếp nhận hồ sơ đăng ký thực hiện chương trình khuyến mại của Bộ Công Thương hoặc Sở Công Thương nơi thực hiện khuyến mại.
• Hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại: Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp đối với hàng hóa, dịch vụ mua ngoài để làm quà tặng, giải thưởng cho chương trình khuyến mại.
• Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng: Văn bản tổng kết kết quả thực hiện chương trình khuyến mại liên kết, xác định rõ tổng chi phí thực tế phát sinh và số tiền mỗi bên phải chịu theo đúng tỷ lệ đã thỏa thuận.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ chương trình khuyến mại có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế.
• Bằng chứng chứng minh việc thực hiện khuyến mại: Danh sách khách hàng nhận thưởng, biên bản bàn giao giải thưởng, hình ảnh hoặc tài liệu chứng minh chương trình đã được thực hiện trên thực tế.

Hướng dẫn xử lý thuế GTGT và thuế TNDN liên quan

Tổng cục Thuế đưa ra các hướng dẫn cụ thể về việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạch toán chi phí được trừ như sau:

• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với phần chi phí khuyến mại liên kết thực tế chi trả, tương ứng với hóa đơn GTGT mang tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp và đáp ứng đủ điều kiện khấu trừ theo quy định. Trường hợp một bên đứng ra thanh toán toàn bộ sau đó xuất hóa đơn phân bổ lại cho bên kia, hóa đơn phân bổ phải được lập đúng quy định để làm cơ sở khấu trừ thuế.
• Hạch toán chi phí được trừ khi tính thuế TNDN: Các khoản chi phí khuyến mại liên kết nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ nêu trên và không vượt quá các giới hạn định mức (nếu có) theo quy định của Luật Thuế TNDN tại thời điểm áp dụng sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Xử lý đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại: Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại liên kết phải tuân thủ quy định về lập hóa đơn. Trường hợp khuyến mại theo đúng quy định của pháp luật về thương mại thì giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại được xác định bằng không (0).