Tổng quan về Công văn 2875/CT-HTr năm 2016

Công văn 2875/CT-HTr do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế đối với các khoản chi phí mua vé máy bay, tiền thuê nhà và các khoản phúc lợi khác cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp xác định đúng nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với các khoản chi phí này.

1. Chính sách Thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN) đối với chi phí cho người lao động nước ngoài

Theo hướng dẫn tại Công văn, các khoản chi phí như tiền vé máy bay, tiền thuê nhà cho người lao động nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Các khoản chi này được ghi cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

2. Chính sách Thuế Thu nhập Cá nhân (TNCN) đối với các khoản lợi ích của người lao động

Công văn 2875/CT-HTr làm rõ cách xác định thu nhập chịu thuế TNCN đối với các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền mà người sử dụng lao động trả thay cho người lao động nước ngoài:

• Khoản tiền thuê nhà, điện, nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có): Khoản tiền thuê nhà do đơn vị sử dụng lao động trả hộ được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo số thực tế trả hộ nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà) tại đơn vị sử dụng lao động.
• Khoản chi về vé máy bay khứ hồi: Khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi do người sử dụng lao động chi trả hộ (hoặc thanh toán) cho người lao động nước ngoài về phép mỗi năm một lần không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Quy định này chỉ áp dụng cho bản thân người lao động, không áp dụng cho người nhà của người lao động. Nếu chi trả từ lần thứ hai trở đi trong năm hoặc chi cho người nhà thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
• Các khoản chi phí đưa đón: Chi phí đưa đón người lao động từ nơi ở đến nơi làm việc và ngược lại không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động nếu là xe đưa đón chung theo quy chế của doanh nghiệp. Trường hợp đưa đón riêng cho từng cá nhân thì phải tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân đó.

3. Chính sách Thuế Giá trị Gia tăng (GTGT) đối với các khoản chi phí liên quan

Về việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các khoản chi phí phục vụ cho người lao động nước ngoài:

• Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ hình thành tài sản cố định như nhà ở cho người lao động nước ngoài làm việc tại các doanh nghiệp trong khu công nghiệp được khấu trừ toàn bộ nếu đáp ứng điều kiện quy định.
• Đối với trường hợp doanh nghiệp thuê nhà làm nơi ở cho người lao động nước ngoài mà tiền thuê nhà do doanh nghiệp chi trả, nếu khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và có hóa đơn GTGT hợp pháp, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì thuế GTGT đầu vào tương ứng được kê khai, khấu trừ theo quy định.

4. Khuyến nghị áp dụng thực tế cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tính hợp lệ và tối ưu hóa chi phí thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Rà soát và hoàn thiện hệ thống hợp đồng lao động, quy chế tài chính, đảm bảo các khoản chi cho người lao động nước ngoài được quy định rõ ràng, chi tiết.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng minh như hộ chiếu, vé máy bay, thẻ lên tàu bay (boarding pass), quyết định cử đi công tác hoặc lịch trình nghỉ phép để giải trình khi quyết toán thuế.
• Thực hiện thanh toán qua ngân hàng đối với các khoản chi có giá trị lớn để đảm bảo điều kiện khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.