Tóm tắt Công văn 2852/BXD-QLN năm 2022 về sử dụng quỹ bảo trì nhà chung cư

Công văn 2852/BXD-QLN do Bộ Xây dựng ban hành nhằm giải đáp và hướng dẫn các quy định pháp luật liên quan đến việc quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các chủ đầu tư, Ban quản trị và cư dân thực hiện đúng quy định, hạn chế tối đa các tranh chấp phát sinh liên quan đến tài chính tòa nhà.

- Nguyên tắc sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung

Bộ Xây dựng nhấn mạnh việc sử dụng kinh phí bảo trì phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc pháp lý sau:

• Kinh phí bảo trì 2% chỉ được sử dụng để bảo trì các hạng mục thuộc phần sở hữu chung của nhà chung cư, không được phép sử dụng cho phần sở hữu riêng của bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào.
• Tuyệt đối không được sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung vào mục đích quản lý vận hành nhà chung cư (như chi trả lương cho ban quản lý, chi phí dịch vụ bảo vệ, vệ sinh hàng ngày) hoặc các mục đích kinh doanh, cá nhân khác.
• Việc sử dụng kinh phí bảo trì phải bảo đảm nguyên tắc công khai, minh bạch, đúng mục đích, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về tài chính.

- Các hạng mục công việc được phép sử dụng quỹ bảo trì

Công văn làm rõ các hạng mục thuộc phần sở hữu chung được phép chi dùng từ nguồn kinh phí bảo trì bao gồm:

• Bảo trì hệ thống kết cấu chịu lực chính của tòa nhà bao gồm: khung, cột, dầm, tường chịu lực, sàn, mái, sân thượng, bể nước mái, hành lang, cầu thang bộ và đường thoát hiểm.
• Bảo trì hệ thống thiết bị dùng chung trong nhà chung cư như: hệ thống thang máy, hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC), máy phát điện dự phòng, hệ thống chống sét, hệ thống chiếu sáng công cộng.
• Bảo trì hệ thống hạ tầng kỹ thuật dùng chung bao gồm: hệ thống cấp thoát nước, bể phốt, hố ga, hệ thống thông tin liên lạc, phát thanh, truyền hình, camera giám sát.
• Các hạng mục khác thuộc phần sở hữu chung theo quy định của pháp luật về nhà ở và được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng mua bán căn hộ.

- Quy trình quyết định và phê duyệt kế hoạch sử dụng quỹ bảo trì

Để việc chi dùng quỹ bảo trì hợp pháp, Ban quản trị nhà chung cư phải thực hiện theo quy trình chặt chẽ:

• Ban quản trị có trách nhiệm lập kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung hàng năm, trong đó nêu rõ các hạng mục cần bảo trì, dự toán kinh phí chi tiết và thời gian thực hiện dự kiến.
• Kế hoạch bảo trì phải được đưa ra thảo luận, lấy ý kiến và thông qua tại Hội nghị nhà chung cư theo tỷ lệ biểu quyết quy định.
• Mọi khoản chi phát sinh ngoài kế hoạch đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua (trừ trường hợp đột xuất, khẩn cấp đe dọa đến an toàn tính mạng và tài sản của cư dân) đều bị coi là vi phạm quy định.

- Trách nhiệm của các bên liên quan

Công văn 2852/BXD-QLN cũng nhắc nhở về vai trò và trách nhiệm của các chủ thể trong việc quản lý vận hành nhà chung cư:

• Chủ đầu tư: Có nghĩa vụ bàn giao đầy đủ, đúng thời hạn kinh phí bảo trì phần sở hữu chung cho Ban quản trị sau khi Ban quản trị được thành lập và có tài khoản hoạt động hợp pháp.
• Ban quản trị nhà chung cư: Chịu trách nhiệm trước pháp luật và toàn thể cư dân về việc quản lý, sử dụng quỹ bảo trì đúng mục đích, đúng danh mục đã được phê duyệt; thực hiện báo cáo thu chi định kỳ và công khai tài chính rõ ràng.
• Cơ quan quản lý nhà nước: Ủy ban nhân dân các cấp có thẩm quyền thanh tra, kiểm tra và xử lý nghiêm các hành vi chiếm dụng, sử dụng sai mục đích quỹ bảo trì theo quy định của pháp luật.