Thời gian vừa qua, công tác lập và gửi báo cáo tài chính quý, năm theo quy định tại Chế độ kế toán Bảo hiểm xã hội (BHXH) ban hành kèm theo Quyết định số 51/2007/QĐ-BTC ngày 22/6/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính còn nhiều sai sót: thiếu biểu mẫu; số liệu phản ánh cùng một chỉ tiêu trên các báo cáo không khớp nhau; chưa có sự đối chiếu, thống nhất số liệu giữa các bộ phận; báo cáo không in được từ phần mềm kế toán BHXH (VSA); thời gian gửi báo cáo tài chính chậm so với quy định. Để nâng cao chất lượng lập và gửi báo cáo tài chính, BHXH Việt Nam yêu cầu BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các đơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc BHXH Việt Nam (sau đây gọi chung là đơn vị) thực hiện một số nội dung như sau:

Thực hiện đối chiếu số liệu giữa các bộ phận có liên quan để thống nhất số liệu trước khi lập báo cáo tài chính quý, năm.

Lập đầy đủ các mẫu báo cáo theo quy định tại Chế độ kế toán BHXH ban hành kèm theo Quyết định số 51/2007/QĐ-BTC; các mẫu biểu báo cáo quy định của BHXH Việt Nam. Báo cáo phải đánh số trang, lập danh mục và in thống nhất trên cùng khổ giấy A4 hoặc A3, sắp xếp mẫu báo cáo theo danh mục tại phụ lục 01 kèm theo văn bản này.

Lập và nộp báo cáo quyết toán đúng thời gian quy định, khi gửi báo cáo về BHXH Việt Nam đồng thời gửi các tập tin số liệu báo cáo định dạng Excel vào địa chỉ ftp://ftp.vssic.gov.vn/bhxhtinh (hướng dẫn sử dụng FTP kèm theo)

4. Báo cáo cụ thể những vướng mắc sử dụng chương trình phần mềm kế toán BHXH (VSA) trong việc mở sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, việc liên kết số liệu từ các phần mềm đang sử dụng làm ảnh hưởng đến thời hạn và chất lượng của báo cáo quyết toán tài chính gửi về BHXH Việt Nam (Ban Chi) trước ngày 25/7/2012.

5. Hướng dẫn BHXH quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh thực hiện lập và gửi báo cáo tài chính đảm bảo đầy đủ mẫu biểu, số liệu chính xác, đúng thời hạn.

6. Các đơn vị khẩn trương lập và nộp báo cáo tài chính quý I năm 2012 về BHXH Việt Nam (danh sách tại phụ lục 02 kèm theo).

Yêu cầu các đơn vị thực hiện đầy đủ, kịp thời các nội dung nêu trên. BHXH Việt Nam thực hiện chấm điểm thi đua hàng năm đối với các đơn vị trong việc nộp báo cáo tài chính./.

PHỤ LỤC SỐ 01

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

BHXH TỈNH, TP …

DANH MỤC BÁO CÁO QUYẾT TOÁN QUÝ, NĂM

(Kèm theo Công văn số 2735/BHXH-BC ngày 12 tháng 07 năm 2012 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam)

PHỤ LỤC SỐ 02

DANH SÁCH CÁC ĐƠN VỊ NỘP BÁO CÁO QUYẾT TOÁN QUÝ I NĂM 2012
(Kèm theo Công văn số 2735/BHXH-BC ngày 12 tháng 7 năm 2012 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam)

Ghi chú: Danh sách các đơn vị nộp Báo cáo quyết toán quý I/2012 tính đến ngày 28/6/2012

Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, Ban Chi đã phối hợp với Trung tâm thông tin thiết lập giao thức truyền tập tin (File Transfer Protocol FTP) để phục vụ cho công tác trao đổi thông tin được thuận tiện, kịp thời và chia sẻ kinh nghiệm trong công tác quản lý tài chính, kế toán, tài sản... đặc biệt là công tác tổng hợp số liệu, báo cáo quyết toán. Ban Chi hướng dẫn các tỉnh thực hiện như sau:

I. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG FTP:

1. Mở cửa sổ Windows Exporer: bấm đúp vào biểu tượng   màn hình xuất hiện

Tại thanh giá trị nhập vào địa chỉ: ftp://ftp.vssic.gov.vn

Nhập tài khoản và mật khẩu vào khung cửa sổ Login UserName dùng chung cho BHXH các tỉnh

2. Nhập tài khoản và mật khẩu vào khung cửa sổ Login

UserName dùng chung cho bxhh các tỉnh

UserName: bhxhtinh

Password: 12345

Đánh dấu: Save password để ghi lại

3. Truy cập thành công và bắt đầu thao tác trên thư mục dữ liệu

II. MỘT SỐ QUY ƯỚC KHI SỬ DỤNG FTP:

1. KHAI THÁC THÔNG TIN: CÓ 2 THƯ MỤC GỐC NOIBO VÀ PUBLIC

1.1. Thư mục NOIBO có 4 thư mục con: để trao đổi thông tin nội bộ của các phòng thuộc Ban Chi. Đăng nhập UserName: banchi để truy cập vào thư mục này.

KETOAN

TONGHOP

TAICHINH

CHIBHXH

1.2. Thư mục PUBLIC để trao đổi thông tin giữa BHXH Ban Chi với BHXH các tỉnh TP và giữa BHXH các tỉnh TP với nhau. Đăng nhập User Name: bhxhtinh để truy cập vào thư mục này. Có 4 thư mục con:

- BANCHI: (chỉ được quyền DownLoad) Thư mục này chứa các file thông tin nhằm mục đích để trao đổi thông tin một chiều giữa Ban Chi với các BHXH các tỉnh (tương tự như bản tin nội bộ hay thông báo). Đề nghị các đồng chí Trưởng phòng Kế hoạch tài chính tỉnh thường xuyên theo dõi hoặc bố trí cán bộ hàng ngày kiểm tra thông tin ở thư mục này để xử lý kịp thời.

- VANBAN: (chỉ được quyền DownLoad) Thư mục này chứa các file bảo vệ liên quan đến công tác quản lý tài chính, tài sản, kế toán …. Ban Chi sẽ lập danh mục và sưu tầm văn bản cung cấp cho các đồng chí quan tâm đến lĩnh vực quản lý tài chính, kế toán, tài sản … tham khảo.

- BHXHTINH: (được quyền DownLoad và UpLoad) Thư mục này để các tỉnh nộp các bảo vệ định kỳ, đột xuất … file dữ liệu gửi cùng với văn bản giấy.

- TRAODOI: (được quyền DownLoad, UpLoad và Delete) Thư mục này chứa các file thông tin để các tỉnh trao đổi về nghiệp vụ, kinh nghiệm quản lý, một số tình huống câu hỏi thường gặp...trong công tác quản lý tài chính, nhằm tăng sự chia sẻ, đối thoại giữa Ban Chi với BHXH các tỉnh và BHXH các tỉnh với nhau.

2. Quy ước về tên file dữ liệu

Tên File dữ liệu gửi lên FTP không có dấu tiếng việt, không chứa các ký tự đặc biệt như: \ / : * ? " < >; Dung lượng tối đa của 1 file không quá 20 MB

Khi nộp báo cáo tên file được quy ước thống nhất như sau: tên file được thiết kế thành các 3 nhóm tiếp nối giữa các nhóm là ký tự gạch dưới (Bấm tổ hợp phím Shift và ký tự -) MaBaoCao_MaTinh_KyBaoCao (LanNop). Vì các tỉnh không được quyền xóa cho nên trường hợp nộp lại báo cáo thì phải ghi thêm ngày nộp (lần nộp) ở cuối để khi tổng hợp chọn file báo cáo cuối cùng để tổng hợp

Nhóm 1: Mã báo cáo sẽ có quy ước cụ thể cho từng báo cáo

Nhóm 2: mã tỉnh thống nhất theo danh mục mã đơn vị quản lý trong chương trình VSA

Nhóm 3: kỳ báo cáo hoặc số lần: năm = 4 ký tự, quý = 5 ký tự (năm+quý), tháng = 6 ký tự (năm+tháng). Trường hợp các báo cáo đột xuất thì lấy ngày hoặc số lần nộp nếu nộp lại

Ví dụ 1:

Bảo hiểm xã hội TP Hà Nội nộp báo cáo quyết toán quý I

Tên File là: QT_0001_20121_2

QT        Quy ước tên file báo cáo quyết toán

0001     mã đơn vị của BHXH TP Hà Nội

            (trong danh mục đơn vị quản lý VSA)

20121   năm 2012, quý 1

2          Nộp lại lần thứ 2

Ví dụ 2:

Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành công văn số 1193/BHXH-BC yêu cầu BHXH các tỉnh báo cáo tình hình công tác chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng. Quy ước nhóm 1 trong tên tập tin báo báo là “CV1193”. Tên tập tin là CV1193_MaTinh_LanNop

Bảo hiểm xã hội tỉnh Đồng Nai nộp báo cáo về công tác chi trả

Tên file là: CV1193_0075

CV1193 Quy ước tên file

0075                 mã đơn vị của BHXH tỉnh Đồng Nai

Trường hợp phải nộp lại lần 2, lần 3 ...

3. Bảo mật dữ liệu

Để giảm kích thước của File cần gửi và đảm bảo thông tin được an toàn, bí mật đề nghị các tỉnh gửi dữ liệu là file nên có đặt mật khẩu, cách thực hiện nén file như sau (yêu cầu hệ thống đã cài đặt chương trình nén file WinRar):

Cách thực hiện: Tạo một Folder có tên như quy ước tên file, copy tất cả các file Excel, DBF vào thư mục mới tạo (các file XLS, DBF cũng được đặt tên bằng quy ước tên file) => nén dữ liệu có pass => gửi lên thư mục báo cáo.

- Chọn file (Folder) cần nén

- Bấm phải chuột màn hình xuất hiện.

- Bấm Add to archive...

Chọn thẻ Advanced, bấm chuột Set Password …

Nhập password sau đó xác nhận lại password một lần nữa => OK (Các báo cáo gửi lại lần thứ 2, 3 giữ nguyên mật khẩu như lần 1 để không phải thông báo lại mật khẩu và khi cần thiết có thể kiểm tra lại thông tin đã gửi trước).

Gửi file dữ liệu đã nén lên FTP địa chỉ ftp://ftp.vssic.gov.vn/bhxhtinh/

Sau khi gửi file dữ liệu xong thì nhắn tin thông báo pass cho về cho Ban Chi (đ/c được phân công tổng hợp hoặc chuyên quản), cú pháp nhắn tin: [tên file dữ liệu] [pass] gửi về số điện thoại sẽ được thông báo trước cho các tỉnh mỗi lần tổng hợp báo cáo

Sau khi tổng hợp xong dữ liệu đủ tất cả các tỉnh sẽ copy vào ổ đĩa lưu trữ và xóa dữ liệu trên FTP để giải phóng bộ nhớ.