Giới thiệu về Công văn 2731/CT-TTHT năm 2018

Công văn 2731/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản khoán chi tiền điện thoại, xăng xe cho người lao động. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật, tối ưu hóa chi phí hợp lý và xác định chính xác nghĩa vụ thuế của người lao động.

1. Chính sách thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với khoản khoán chi

Theo hướng dẫn tại văn bản, các khoản chi tiền điện thoại và xăng xe cho người lao động dưới hình thức khoán chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp có đầy đủ chứng từ chi tiền hợp pháp ghi rõ nội dung thanh toán cho người lao động theo đúng quy định.
• Các khoản khoán chi này phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp bao gồm: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty.

2. Chính sách thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản khoán chi điện thoại

Đối với khoản tiền khoán chi điện thoại phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chính sách thuế TNCN được áp dụng như sau:

• Trường hợp khoản khoán chi tiền điện thoại cho cá nhân được thực hiện theo đúng mức quy định tại quy chế của doanh nghiệp thì khoản thu nhập này được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN (được miễn thuế TNCN trong phạm vi định mức).
• Trường hợp doanh nghiệp chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi vượt mức khoán phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công để tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần.

3. Chính sách thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản khoán chi xăng xe

Khoản khoán chi xăng xe (hoặc chi phí đi lại) được phân tách rõ ràng dựa trên mục đích sử dụng thực tế để xác định nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động:

• Trường hợp khoán chi xăng xe phục vụ công tác: Nếu khoản chi xăng xe được thực hiện theo quy chế của doanh nghiệp để phục vụ cho việc đi công tác, thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của công ty thì khoản thu nhập này được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động (không tính vào thu nhập chịu thuế).
• Trường hợp khoán chi xăng xe đưa đón từ nhà đến nơi làm việc: Nếu khoản chi xăng xe được trả cố định hàng tháng vào lương như một khoản phụ cấp hỗ trợ đi lại từ nhà đến nơi làm việc và ngược lại, thì khoản tiền này không được coi là chi phí công tác phí. Do đó, khoản tiền này phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động.

4. Những lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp khi áp dụng

Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xây dựng quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ rõ ràng, quy định cụ thể định mức khoán chi điện thoại, xăng xe cho từng chức danh, bộ phận phù hợp với thực tế hoạt động kinh doanh của đơn vị.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng từ thanh toán, quyết định bổ nhiệm hoặc phân công công việc chứng minh người lao động được hưởng chế độ khoán chi theo đúng chức năng nhiệm vụ.
• Phân biệt rõ ràng giữa khoản chi mang tính chất công tác phí (được miễn thuế TNCN) và khoản chi mang tính chất phúc lợi, hỗ trợ sinh hoạt cá nhân (phải chịu thuế TNCN) để kê khai và nộp thuế đúng quy định.