Công văn số 2675/BKHCN-TĐC do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết về việc cấp mới và duy trì hiệu lực của Giấy xác nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ tư vấn, đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 đối với các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước. Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn hóa hoạt động của các tổ chức dịch vụ khoa học và công nghệ, đảm bảo chất lượng xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong cơ quan nhà nước.

Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

• Phạm vi điều chỉnh: Hướng dẫn các thủ tục hành chính, điều kiện, hồ sơ và quy trình liên quan đến việc cấp mới, cấp lại, điều chỉnh và duy trì hiệu lực của Giấy xác nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ tư vấn, đánh giá TCVN ISO 9001.
• Đối tượng áp dụng: Các tổ chức chứng nhận, tổ chức tư vấn, chuyên gia đánh giá, chuyên gia tư vấn và các cơ quan hành chính nhà nước có liên quan đến việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

Nội dung quy định về cấp mới Giấy xác nhận đủ điều kiện

Văn bản hướng dẫn cụ thể về điều kiện và hồ sơ đối với các tổ chức có nhu cầu cấp mới Giấy xác nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ tư vấn hoặc đánh giá:

• Điều kiện đối với tổ chức tư vấn: Phải là tổ chức khoa học và công nghệ được thành lập hợp pháp; có đủ số lượng chuyên gia tư vấn đáp ứng tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm công tác và đã được cấp thẻ chuyên gia tư vấn theo quy định.
• Điều kiện đối với tổ chức đánh giá (chứng nhận): Phải đáp ứng các yêu cầu về năng lực hoạt động chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng; có đội ngũ chuyên gia đánh giá có chứng chỉ đào tạo phù hợp và kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực hành chính công.
• Thành phần hồ sơ đề nghị cấp mới: Bao gồm đơn đề nghị theo mẫu quy định; bản sao quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ; danh sách chuyên gia kèm theo hồ sơ năng lực, bằng cấp và chứng chỉ liên quan của từng chuyên gia.

Quy định về duy trì hiệu lực của Giấy xác nhận

Để đảm bảo chất lượng dịch vụ liên tục, các tổ chức đã được cấp Giấy xác nhận phải tuân thủ các quy định về duy trì hiệu lực:

• Chế độ báo cáo định kỳ: Các tổ chức tư vấn, đánh giá có trách nhiệm gửi báo cáo định kỳ hàng năm hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Bộ Khoa học và Công nghệ (Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng) về tình hình hoạt động và danh sách các đơn vị đã thực hiện tư vấn, đánh giá.
• Hoạt động giám sát, hậu kiểm: Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền sẽ tiến hành thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất năng lực thực tế và việc tuân thủ quy trình của các tổ chức đã được cấp phép.
• Đình chỉ hoặc thu hồi Giấy xác nhận: Quy định rõ các trường hợp bị đình chỉ hoặc thu hồi hiệu lực Giấy xác nhận khi tổ chức vi phạm nghiêm trọng quy trình tư vấn, đánh giá, không còn đáp ứng đủ điều kiện về nhân sự hoặc có hành vi gian lận trong hồ sơ năng lực.

Trách nhiệm thực hiện của các bên liên quan

• Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng: Chịu trách nhiệm tiếp nhận, thẩm định hồ sơ, tổ chức đánh giá thực tế (nếu cần) và thực hiện việc cấp mới hoặc duy trì hiệu lực Giấy xác nhận cho các tổ chức đủ điều kiện.
• Các tổ chức tư vấn và đánh giá: Phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp; chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả tư vấn, đánh giá của mình tại các cơ quan hành chính nhà nước.

Hiệu lực thi hành

Công văn này có hiệu lực hướng dẫn thực hiện ngay từ ngày ban hành. Các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành các nội dung hướng dẫn tại văn bản này nhằm đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả trong việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trên phạm vi cả nước.