Giới thiệu về Công văn 2645/BTP-HTQTCT năm 2022

Công văn 2645/BTP-HTQTCT do Bộ Tư pháp ban hành nhằm hướng dẫn nghiệp vụ giải quyết các vướng mắc trong việc đăng ký khai tử cho người đã chết từ lâu. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các cơ quan đăng ký hộ tịch địa phương thống nhất phương án giải quyết đối với các trường hợp người dân có yêu cầu đăng ký khai tử nhưng sự kiện chết đã xảy ra từ rất lâu, không còn các giấy tờ chứng minh truyền thống theo quy định pháp luật hộ tịch hiện hành.

Các nội dung hướng dẫn cốt lõi của Công văn 2645/BTP-HTQTCT

- Nguyên tắc xác minh và tiếp nhận hồ sơ đăng ký khai tử

• Cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra và hướng dẫn người dân thực hiện thủ tục đăng ký khai tử đối với người chết đã lâu trên tinh thần tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dân nhưng vẫn phải bảo đảm tính chính xác của sự kiện hộ tịch.
• Việc đăng ký khai tử cho người chết đã lâu phải dựa trên cơ sở xác minh kỹ lưỡng, tránh tình trạng lợi dụng việc khai tử để hợp thức hóa hồ sơ di sản thừa kế hoặc các mục đích trục lợi cá nhân khác.

- Các loại giấy tờ, chứng cứ được chấp nhận để chứng minh sự kiện tử vong

• Trong trường hợp không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử theo quy định, cơ quan đăng ký hộ tịch hướng dẫn người yêu cầu cung cấp các giấy tờ, tài liệu, chứng cứ liên quan để chứng minh sự kiện chết.
• Các giấy tờ có giá trị chứng minh bao gồm: Gia phả dòng họ được lập từ lâu đời có ghi nhận thông tin người chết; văn bia mộ chí; biên bản bàn giao tử thi hoặc biên bản chôn cất; danh sách liệt sĩ; hồ sơ quân nhân; giấy tờ của cơ quan có thẩm quyền trước đây có ghi nhận thông tin về việc người đó đã chết.
• Văn bản xác nhận của người làm chứng, người có uy tín trong dòng họ hoặc cộng đồng dân cư về thời điểm, địa điểm và nguyên nhân cái chết (nếu biết).

- Quy trình xác minh của Ủy ban nhân dân cấp xã

• Công chức tư pháp - hộ tịch có trách nhiệm chủ động phối hợp với Công an cấp xã để kiểm tra, xác minh thông tin về cư trú, thông tin về việc xóa đăng ký thường trú (nếu có) hoặc các thông tin lưu trữ khác liên quan đến người được yêu cầu khai tử.
• Tiến hành xác minh thực tế tại địa phương nơi người đó từng cư trú trước khi chết, lấy ý kiến của những người lớn tuổi, người có uy tín trong dòng họ hoặc khu dân cư để làm rõ thời điểm chết.
• Kết quả xác minh phải được lập thành văn bản báo cáo chi tiết, có chữ ký của công chức xác minh và thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch để làm cơ sở quyết định việc đăng ký khai tử.

- Giải quyết trường hợp không có bất kỳ giấy tờ chứng minh nào

• Đối với các trường hợp người chết đã quá lâu, không còn bất kỳ giấy tờ, tài liệu hay nhân chứng nào xác nhận, Công văn hướng dẫn cơ quan hộ tịch phối hợp với các cơ quan liên quan thực hiện niêm yết công khai thông tin về việc yêu cầu đăng ký khai tử tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã và địa bàn dân cư nơi người đó cư trú cuối cùng.
• Thời hạn niêm yết công khai được thực hiện theo quy định chung. Sau thời hạn niêm yết, nếu không có tranh chấp, khiếu nại hoặc thông tin phản hồi trái chiều, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ xem xét, thực hiện đăng ký khai tử cho người dân theo quy định.

Ý nghĩa thực tiễn của văn bản hướng dẫn

Công văn 2645/BTP-HTQTCT đã tháo gỡ được nhiều nút thắt pháp lý trong công tác đăng ký hộ tịch tại địa phương. Việc linh hoạt trong việc chấp nhận các nguồn chứng cứ khác nhau như gia phả, bia mộ, lời khai nhân chứng đã giúp giải quyết dứt điểm các hồ sơ tồn đọng, bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người dân liên quan đến các thủ tục hành chính khác như thừa kế đất đai, xác định quan hệ nhân thân.