Tóm tắt Công văn 2611/TCHQ-TXNK năm 2016 về gửi mẫu, tiếp nhận mẫu do Tổng cục Hải quan ban hành

Công văn 2611/TCHQ-TXNK được Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn, chấn chỉnh và thống nhất quy trình gửi mẫu, tiếp nhận mẫu hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phục vụ công tác phân tích, phân loại và kiểm tra chất lượng. Đây là văn bản nghiệp vụ quan trọng giúp nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các Chi cục Hải quan địa phương và các đơn vị kiểm định hải quan, đảm bảo tính chính xác, khách quan và đúng thời hạn quy định pháp luật.

- Quy định chi tiết về công tác gửi mẫu hàng hóa

• Hồ sơ gửi mẫu yêu cầu phân tích: Các đơn vị hải quan khi gửi mẫu phải lập đầy đủ hồ sơ theo quy định. Hồ sơ bắt buộc phải có Phiếu yêu cầu phân tích kiêm biên bản bàn giao mẫu (theo mẫu quy định), tài liệu kỹ thuật gốc của nhà sản xuất, bản dịch tiếng Việt (nếu tài liệu bằng tiếng nước ngoài) và các chứng từ liên quan trực tiếp đến lô hàng cần phân tích.
• Tiêu chuẩn và quy cách mẫu gửi: Mẫu hàng hóa gửi đi phân tích phải đảm bảo tính đại diện cho toàn bộ lô hàng. Mẫu phải được đóng gói cẩn thận, niêm phong hải quan đúng quy định, có chữ ký xác nhận của công chức hải quan lấy mẫu và đại diện của doanh nghiệp chủ hàng.
• Thời hạn gửi mẫu: Ngay sau khi thực hiện lấy mẫu tại cửa khẩu hoặc kho bãi, Chi cục Hải quan nơi mở tờ khai phải nhanh chóng chuyển giao mẫu đến đơn vị kiểm định hải quan có thẩm quyền, tránh việc lưu kho quá lâu làm ảnh hưởng đến chất lượng mẫu và tiến độ thông quan của doanh nghiệp.

- Quy trình tiếp nhận và xử lý mẫu tại cơ quan kiểm định

• Kiểm tra tính hợp lệ khi tiếp nhận: Đơn vị kiểm định hải quan có trách nhiệm kiểm tra kỹ tình trạng niêm phong của mẫu, đối chiếu thông tin trên niêm phong với hồ sơ gửi mẫu. Nếu phát hiện niêm phong bị rách, không nguyên vẹn hoặc hồ sơ không đầy đủ, đơn vị tiếp nhận có quyền từ chối và lập biên bản ghi nhận sự việc.
• Xử lý trường hợp hồ sơ chưa hoàn thiện: Đối với các trường hợp hồ sơ thiếu tài liệu kỹ thuật hoặc thông tin chưa rõ ràng nhưng mẫu vẫn đảm bảo niêm phong, đơn vị kiểm định sẽ thông báo bằng văn bản yêu cầu đơn vị gửi mẫu bổ sung trong thời hạn quy định. Quá thời hạn này nếu không được bổ sung, mẫu sẽ bị trả lại.
• Thực hiện phân tích và trả kết quả: Sau khi tiếp nhận mẫu hợp lệ, đơn vị kiểm định tiến hành phân tích theo đúng quy trình kỹ thuật và ban hành Thông báo kết quả phân tích phân loại trong thời gian sớm nhất để làm cơ sở áp mã số thuế và thông quan hàng hóa.

- Trách nhiệm phối hợp giữa các đơn vị Hải quan

• Trách nhiệm của Cục Hải quan các tỉnh, thành phố: Chỉ đạo các Chi cục Hải quan trực thuộc thực hiện nghiêm túc quy trình lấy mẫu, bảo quản mẫu và lập hồ sơ gửi mẫu; chịu trách nhiệm về tính trung thực, khách quan của mẫu được lấy từ thực tế lô hàng.
• Trách nhiệm của Cục Kiểm định Hải quan: Chỉ đạo các Chi cục Kiểm định trực thuộc bố trí nhân sự tiếp nhận mẫu liên tục, xử lý nhanh chóng các yêu cầu phân tích, đồng thời phản hồi kịp thời các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện để Tổng cục Hải quan có hướng chỉ đạo giải quyết.