Tóm tắt Công văn 2402/BTC-TCT năm 2016 hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

Công văn 2402/BTC-TCT do Bộ Tài chính ban hành nhằm tháo gỡ các vướng mắc và hướng dẫn chi tiết cho các doanh nghiệp trong quá trình khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. Dưới đây là các nội dung chính sách cốt lõi được phân tích chi tiết:

- Quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

Một trong những vướng mắc lớn nhất của doanh nghiệp khi áp dụng hóa đơn điện tử là việc yêu cầu chữ ký số của người mua. Công văn đã đưa ra hướng dẫn cụ thể để đơn giản hóa thủ tục này:

• Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán, hoặc là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên (như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, hóa đơn bán hàng, chứng từ thanh toán), thì người bán có thể lập hóa đơn điện tử mà không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
• Để được miễn chữ ký điện tử của người mua, hai bên bán và mua phải có sự thống nhất bằng văn bản. Đồng thời, doanh nghiệp bán phải gửi văn bản đề nghị và được cơ quan thuế quản lý trực tiếp xem xét, chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.

- Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Nhằm phục vụ nhu cầu lưu thông hàng hóa trên đường hoặc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định, việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải tuân thủ các nguyên tắc nghiêm ngặt:

• Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải phản ánh toàn vẹn và chính xác toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi trực tiếp, đồng thời phải có dấu của người bán (đối với trường hợp chuyển đổi để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông).
• Hóa đơn giấy chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn và có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi.

- Yêu cầu về lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử

Công văn nhấn mạnh trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc quản lý và bảo vệ dữ liệu hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử trong các thiết bị lưu trữ phù hợp (như máy tính, thẻ nhớ, đĩa từ hoặc hệ thống lưu trữ đám mây) và phải đảm bảo thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán.
• Doanh nghiệp phải thiết lập các biện pháp bảo mật, sao lưu dữ liệu định kỳ để phòng ngừa rủi ro mất mát, hư hỏng hoặc bị can thiệp, thay đổi thông tin trái phép.
• Doanh nghiệp có nghĩa vụ cung cấp nhanh chóng, kịp thời dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế và các cơ quan chức năng có thẩm quyền khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra.