Từ năm 1946 đến nay, Chính phủ và Nhà nước đã khen thưởng hàng triệu Huân, Huy chương bằng khen các loại và kỉ niệm chương Tổ quốc ghi công cho đồng bào và chiến sĩ có thành tích xuất sắc trong sự nghiệp bảo vệ và xây dựng đất nước.

Trải qua thời gian, với nhiều lý do khác nhau có một số hiện vật khen thưởng đã bị mất mát, hư hỏng; ngày 15/11/94 Văn phòng Chính phủ có công văn số 6400/TCCP thông báo chủ trương của Thủ tướng Chính phủ cho cấp đổi lại các hiện vật khen thưởng trên.

Để đảm bảo việc cấp đổi các hiện vật khen thưởng bị mất, hư hỏng được chính xác, kịp thời; Viện Thi đua và khen thưởng Nhà nước hướng dẫn một số điểm cụ thể như sau:

1.Tất cả các hiện vật khen thưởng bao gồm: Huân, Huy chương các loại, kỉ niệm chương Tổ quốc ghi công; bằng, giấy chứng nhận Huân, huy chương và các bằng khen các loại do Chính phủ, Nhà nước Khen thưởng (kể cả các hình thức khen thưởng của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam trước đây) bị mất, hư hỏng có lý do xác đáng được chính quyền các cấp xác nhận, đều được xét để cấp đổi.

2.Các cá nhân, tập thể muốn cấp đổi hiện vật khen thưởng phải viết phiếu đề nghị cấp đổi ghi rõ lý do mất mát, hư hỏng có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú hoặc cơ quan quản lý cán bộ và ghi đầy đủ các nội dung theo như mẫu số 1 kèm theo, để cơ quan khen thưởng rà soát hồ sơ khen thưởng cũ, viết vào bằng và chứng nhận Huân chương. Nếu là đổi lại hiện vật khen thưởng thì phải nộp kèm theo hiện vật cũ đã hư hỏng.

Việc ghi mẫu số 1 cần lưu ý ghi đúng với họ tên, quê quán (nếu là cá nhân) và tên đơn vị (nếu là tập thể) đúng với ghi trong bằng cũ; tránh ghi địa danh mới hiện nay. Phần người đề nghị ký tên; nếu đề nghị cho thân nhân cần ghi rõ họ, tên địa chỉ người đứng ra đề nghị.

Sau khi cá nhân hoặc tập thể đã kê khai đầy đủ các nội dung của mẫu số 1, có xác nhận của chính quyền địa phương hoặc cơ quan quản lý cán bộ có thẩm quyền, cần gửi phiếu đề nghị cấp đổi hiện vật đến: Bộ, ….. hoặc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố, nơi trước đây đã trinh khen thưởng.

Đối với các tỉnh, thành phố mới tách tỉnh thì người kê khai chỉ gửi mẫu số 1 đến một tỉnh, thành phố xét thấy thuận lợi nhất.

Việc xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú hoặc cơ quan quản lý cán bộ là xác nhận về lý do mất hiện vật, hoặc xin đổi lại hiện vật khen thưởng và xác nhận chữ ký của người kê khai.

Người kê khai phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về những lời khai của mình.

3.Trách nhiệm của Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng Bộ, ngành, đoàn thể Trung ương và các tỉnh thành phố.

Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng Bộ, ngành đaòn thể trung ương và các tỉnh, thành phố phải đề cao trách nhiệm trước khi báo cáo Thủ trưởng Bộ, ngành và Chủ tịch tỉnh, thành phố ký công văn đề nghị Nhà nước cấp đổi hiện vật khen thưởng.

Soát xét kỹ các phiếu đề nghị của các cá nhân và tập thể đối chiếu với các hồ sơ lưu về khen thưởng trước khi tổng hợp danh sách theo mẫu số 2 và số 3 (kèm theo).

Tổng hợp, báo cáo danh sách theo mẫu số 2 và mẫu số 3 phải chính xác; trong mỗi hạng phải sắp xếp theo thứ tự thời gian ký quyết định khen thưởng.

Ở những nơi tách tỉnh, thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng 2 tỉnh mới cần đề cao tinh thần hợp đồng công tác, phối kết hợp chặt chẽ, có biện pháp cụ thể để tổng hợp danh sách trình đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng được chính xác, tránh trùng lặp, tránh bỏ sót và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cán bộ, nhân dân.

4. Thủ trưởng các Bộ, ngành, đoàn thể trung ương, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố đặc khu trực thuộc Trung ương phải có công văn đề nghị Thủ tướng Chính phủ, qua Viện Thu đua và Khen thưởng Nhà nước đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng theo đúng mẫu số 4 kèm theo và các danh sách theo mẫu số 2 và số 3.

Các tỉnh, thành phố phía Nam từ Quảng trị trở vào gửi công văn đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng về văn phòng 2 của Viện tại 28 Trương Quốc Dung, quận Phú Nhuận, thành phố Hồ Chí Minh.

Các bộ, ngành đoàn thể trung ương và các tỉnh, thành phố còn lại gửi công văn về văn phòng Viện Thi đua và Khen thưởng Nhà nước tại số 103 Quán Thánh, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.

Hàng năm Viện Thi đua và Khen thưởng Nhà nước nhận hồ sơ đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng của các Bộ, Ngành đoàn thể trung ương và các tỉnh, thành phố một đợt từ 1/10 đến 30/11.

Sau khi nhận được thông báo của Viện về kết quả cấp đổi hiện vật khen thưởng, thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng các Bộ, ngành đoàn thể Trung ương, các tỉnh, thành phố nhận Bằng về viết, đi đóng dấu và nhận huân huy chương… về để cấp đổi lại cho các đối tượng.

Trên đây là một số hướng dẫn cụ thể của Viện, trong quá trình thực hiện; nếu có vướng mắc các Bộ, ngành các địa phương cần kịp thời trao đổi với Viện để giải quyết công việc thuận lợi.

MẪU SỐ 1

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--------------------

PHIẾU ĐỀ NGHỊ CẤP ĐỔI HIỆN VẬT KHEN THƯỞNG

Họ và tên: …………hoặc tên đơn vị………………….

Năm sinh (nếu là cá nhân)

Quê quán:

Đã được tặng thưởng:

Theo quyết định số: ............ ngày ........tháng........năm.....

Của:

Số sổ vàng :

Lý do : 

+ Được cấp lại

+ Được đổi :

Hiện vật :

+ Xin cấp lại

+ Xin đổi

Tôi xin cam đoan những điều khai trên là đúng; nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Ghi chú:

Hiện vật kèm theo nếu là xin đổi, hoặc chứng từ kèm theo (nếu có), nếu là xin cấp lại hiện vật khen thưởng.

Xác nhận của chính quyền địa phương

hoặc cơ quan quản lý cán bộ.

MẪU SỐ 2

DANH SÁCH ĐỀ NGHỊ CẤP LẠI HIỆN VẬT KHEN THƯỞNG

Huân, hoặc Huy loại.......

Hạng.........

Chú thích (2), (3), (4), (5), (6) yêu cầu kê khai chính xác để có cơ sở rà soát lại danh sách cũ và viết vào bằng và giấy chứng nhận

(12) Nói rõ lý do bị mất, thời gian mất.

MẪU SỐ 3

DANH SÁCH ĐỀ NGHỊ ĐỔI LẠI HIỆN VẬT KHEN THƯỞNG

- Hình thức : (Huân, huy .....loại gì....)

- Hạng.....

MẪU SỐ 4

Kính gửi: THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ
(qua Viện Thi đua và khen thưởng Nhà nước)

Căn cứ thông báo số 6.400/TCCB ngày 15/1/1994 của Văn phòng Chính phủ và hướng dẫn số ….. ngày ….. của Viện Thi đua và khen thưởng Nhà nước về việc cấp đổi hiện vật khen thưởng bị mất mát, hư hỏng. Ủy ban nhân dân tỉnh (Bộ) sau khi đã đối chiếu với các hồ sơ khen thưởng trước đây; đề nghị Viện Thi đua và khen thưởng Nhà nước xét cấp đổi lại các hiện vật khen thưởng:

A. Cấp lại…….trường hợp khen thưởng bị mất

Báo cáo từng loại, từng hạng các hình thức khen bị mất đề nghị cấp lại.

Ví dụ:

I. Huân chương kháng chiến chống Pháp hạng nhất: 50 (30 Huân chương, 50 Bằng, 50 giấy chứng nhận)

- Huân chương kháng chiến chống Pháp hạng nhì:……..

- Huân chương kháng chiến chống Pháp hạng 3:………

- Huy chương kháng chiến chống Pháp hạng nhất:…..

- Huy chương kháng chiến chống Pháp hạng nhì:…..

II. Huân chương kháng chiến chống Mỹ hạng nhất: 100 (90 Huân chương, 100 bằng, 50 chứng nhận)

- Huân chương kháng chiến chống Mỹ hạng nhì:…

- Huân chương kháng chiến chống Mỹ hạng ba:….

- Huy chương kháng chiến chống Mỹ hạng nhất:….

- Huy chương kháng chiến chống Mỹ hạng nhì:……

III. Huân, Huy chương….

IV. Huân chương…

B. Đổi lại…... trường hợp hiện vật bị hư hỏng

 (Báo cáo như mục A)

Cho……. đơn vị……..cá nhân, thuộc Bộ, tỉnh……..đã bị hư hỏng, mất mát.

(đính kèm theo danh sách cấp đổi hiện vật khen thưởng của Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng Bộ, ngành hoặc tỉnh, thành phố).